リモートで仕事をする東京支店と名古屋本社のコミュニケーション方法

こんにちは、スタメンの元田です。
スタメンでは主に東京支社は営業メンバーと私がメインで勤務しており、その他の開発・管理部門は名古屋本社で勤務しています。私の上司は週の半分以上は名古屋にいることも多く、東京出張時に「久しぶり!」となることもあるくらいです。

昨今、働き方改革などで「リモートワーク」「在宅勤務」などの取り組みをされている会社様も増えています。一方、距離が離れているメンバーとのコミュニケーションがうまく行かないというケースも耳にします。
スタメンでは、メンバー間のコミュニケーションをうまく行うことがそのまま会社の強さに直結すると思っていますので、名古屋本社と東京が離れていてもチームの生産性が下がらないよう工夫しています。
今回は、名古屋本社と東京支社でのやりとり方法、工夫していることなどをご紹介していきます。

■名古屋-東京間は、基本的に常時つなぎっぱなし

名古屋本社と東京支社は常にテレビ会議ソフトの『zoom』でつなぎっぱなしにしています。※それぞれのオフィスに大きなディスプレイを1つ置いてあります。

朝つなぎ、用があればそのまま話しかけ、業務の確認等を行っています。しっかり聞こえていますので、ちょっとした雑談も耳に入ってくる環境です。

朝つないだ時に「おはようございます!」と元気に挨拶したり、髪型を変えているメンバーがいると、東京からも「髪切ったの?」などと声をかけたりしており、想像以上にスムーズにつながっています。
受注できた時の喜びなども、リアルタイムでみんなで拍手して喜んでいるので、実際には会えていないのに、「毎日会っている」感があります。

常時つないでおくメリットは、その場ですぐ話しかけられるというだけではありません。普段の様子を見ることができるので、つないでいない場合に比べると、メンバーについて得られる情報量が格段に多いです。
お客様と話している時の姿勢やテンション、どんな時に楽しそうにしているのか、毎日どんな服を着ているのか……、毎日その様子を見たり聞いたりしていると、会ったことが無くても、だんだんと「○○さんはこんな人かな」と想像することができます。

■離れているからこそ、お互いのことを知る工夫を

1)TUNAGにて、個人のプロフィールをオープンにする

リモートで離れていると、お互いを知るための工夫がより必要です。
「実は同じ高校だった」「同じバンドのファンだった」……など、共通点があると、お互いの距離が少し近くなりますよね。
スタメンのサービス『TUNAG』にはプロフィールを入力できる箇所がありますので、スタメンで働くメンバーはしっかり情報を入力しています。

※弊社メンバーのプロフィールの一部です。

リモートワークなどに関わらず、“どんな人なのかを知ること”は、人と人の距離をぐっと近くする一つの方法です。
『TUNAG』では、誕生日が近くなるとサービス内のタイムラインやメールなどでお知らせされますので、誕生日が近い人を知ることもできます。

2)TUNAGで運用する日報で“今考えていること”を知る

プロフィールでは、「今考えていること」は分かりません。また、テレビ会議でつながっていたとしても、業務以外で何があったのか、何を考えているのか……ということまで把握することは難しいです。

スタメンでは「日報」が、離れているメンバー同士をつなぐツールとして効果を発揮しています。日報でメンバーが何をしているかを共有するのはもちろんですが、日報に自由に入力できる「ポエム」欄が実は重要な役割を果たしています。

 

日報へのコメントは、業務内容だけでなく「ポエム」の内容にもつくことが多く、コミュニケーションにつながっています。
業務に関することだけでなく、毎日考えていることや、ちょっとしたできごとを共有し合えることにも価値があるのではないでしょうか。 ※『TUNAG』での日報運用については、また次の機会にご紹介します!

■リモートワークだからこそ、より意識して接点をつくる

名古屋本社と東京支社とのコミュニケーションの工夫をご紹介いたしましたが、まだまだスタメンでも情報共有やコミュニケーションの課題があります。ですが、離れているからこそ相手を意識してやりとりできているようにも思います。チャットだけで済ませず直接声をかけたり、TUNAG上でコメントやスタンプを意識的に送るのも工夫の1つです。

離れた場所や働き方に関係なく前向きに課題解決に取り組みたいという方、スタメンでは一緒に働く仲間を募集しています。気になる方は是非募集要項をご覧ください。

また、TUNAGのサービスにご興味がございましたら、是非お気軽にお問い合わせください。

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