Microsoft 365導入で組織はどう変わる？基本機能やセキュリティについて解説

ExcelやWordなど、Microsoft 365はMicrosoftが提供する様々なツールやアプリを利用できるサブスクリプションです。本記事では、Microsoft 365の基本機能やセキュリティ面での利点を解説し、導入によって組織がどのように変化するかを詳しく説明します。離職率の低下や社内コミュニケーションの活性化など、企業が抱える課題解決に向けてMicrosoft 365を活用してみてください。

Microsoft 365とはどんなサービス？

Microsoft社の製品を使っている場合、Officeアプリを単品で購入するよりも、Microsoft 365を導入した方が経費削減や生産性向上につながるケースが多くあります。

導入を検討するためにも、まずはMicrosoft 365とはどんなサービスなのか、理解を深めましょう。

MicrosoftOffice製品ラインのサブスクリプションサービス

Microsoft 365は、従来のOffice製品をクラウドベースのサブスクリプションモデルへと進化させたサービスです。

Word・Excel・PowerPointなどの馴染み深いアプリに加え、Teamsなどのコミュニケーションツールや、電子メールツールのOutlook、セキュリティ機能を統合しています。

これらの機能をすべて、クラウド上で使えるのがMicrosoft 365の特徴です。そのため、会社のPC以外に、社員が営業で使うスマホやiPad、チーム内でデータを同期することが可能になります。

Microsoft 365が提供するサービス内容

Microsoft 365が提供するサービスには、主に以下のものがあります。

Officeアプリ

・Word：ドキュメント作成、編集ツール
・Excel：スプレッドシート作成、データ分析ツール
・PowerPoint：プレゼンテーション作成ツール
・Outlook：電子メール、カレンダー、連絡先管理

コミュニケーション

・Teams：チャット、ビデオ会議、ファイル共有、コラボレーションプラットフォーム
・SharePoint：チーム用のイントラネット、ドキュメント管理、共同作業サイト
・Exchange：ビジネス用電子メールサービス、予定表の管理

ストレージとファイル管理

・OneDrive：クラウドベースのファイルストレージと共有
・Clipchamp：動画作成・編集ができるオンラインツール
・Microsoft Loop： チームの共同作業をリアルタイムでサポート

上記は「Microsoft 365 Business Standard」で利用できるサービスです。プランによって、利用できるアプリやデバイスの種類、利用可能なオプション数が異なります。プランについては後述しているため、詳しく知りたい方はそちらをご覧ください。

Microsoft 365を導入するメリット

Microsoft 365を導入することで、オフィスワークの環境やセキュリティに対してどのようなメリットがあるのでしょうか？以下に詳しく解説します。

同時にファイル編集ができることによる組織力の強化

Microsoft 365では、複数人が同時にファイルの閲覧・編集を行うことが可能です。

複数のメンバーが同じドキュメントをリアルタイムで編集できるため、版管理の煩わしさや情報の齟齬を解消します。

例えば営業チームが提案書を作成する際、従来であれば担当者がメールでマネージャーに送り、マネージャーが内容を確認して担当者にメールで返信する…というような手間が発生するでしょう。

しかし、Microsoft 365では担当者が同時に内容を更新し、マネージャーがその場でフィードバックを提供できます。そのため、業務効率のスピードやコミュニケーションが劇的に向上します。

また、遠隔地にいるメンバーとも円滑に協働できるため、テレワークでも同じことが可能です。チームの一体感が高まり、組織全体の生産性と創造性が向上します。

Officeアプリの最新バージョンを常に利用できる

Microsoft 365の大きな利点の一つは、常に最新のOfficeアプリを利用できることです。

従来の買い切り型ソフトウェアでは、新機能や重要なセキュリティアップデートを受けるために、定期的に対象ソフトの購入や手動アップデートが必要でした。

しかし、Microsoft 365では自動的に最新版へのアップデートが行われるため、常に最新の機能とセキュリティ対策を享受できます。

これは、生産性の向上だけでなく、セキュリティリスクの軽減にも直結します。また、IT部門にとっても、バージョン管理や更新作業の負担が大幅に軽減されるメリットがあります。

結果として、組織全体で統一されたバージョンを使用することができ、互換性の問題も解消されるでしょう。

セキュリティ性の向上

Microsoft 365は、多要素認証、データ暗号化、高度な脅威保護などの機能が標準で搭載されており、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクを大幅に低減します。

特に、モバイルデバイス管理（MDM）機能を利用することで、社員の個人デバイスを安全に業務利用できる環境を整えられます。

また、コンプライアンス機能により、GDPR（EU一般データ保護規則）などの各種規制にも対応しやすくなります。これらの機能により、IT部門は統合されたコンソールから組織全体のセキュリティを一元管理できるため、効率的なリスク管理が可能になります。

クラウド上でデータを一元管理できる

Microsoft 365ではOneDriveやSharePointを使用することで、社内のあらゆる文書やデータをクラウド上で一元管理できるようになります。社員は必要な情報に、いつでもどこからでもアクセスできるようになり、業務のことが可能です。

また、バージョン管理機能により、ファイルの変更履歴を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも容易です。そのため、誰かが誤ってデータを上書きしてしまったり、削除してしまったりしたときでも、簡単に復元することができます。

さらに、適切なアクセス権限の設定により、機密情報の管理も強化されます。

このように、クラウドでのデータ一元管理は、組織の情報共有を促進し、意思決定のスピードを上げると同時に、セキュリティとコンプライアンスの強化にもつながります。

Microsoft 365が提供しているプラン

Microsoft 365は、企業規模や業種、ニーズに合わせて選択できる多様なプランを用意しています。適切なプランを選ぶことで、コスト最適化と機能の最大活用を実現できます。

【中小企業向け】Businessプラン

Microsoft 365 Businessプランは、従業員300人以下の中小企業を対象に設計されています。

Basic・Standard・Premium・Apps for businessの4つのプランがあり、企業のニーズと予算に応じて選択可能です。

Basicプランは、Teamsを中心としたコミュニケーションツールとクラウドストレージを提供し、リモートワークの基盤を整えるのに適しています。

Standardプランは、Basicプランの内容にデスクトップ版のOfficeアプリが加わり、より高度な業務遂行が可能になります。

Premiumプランは、さらに高度なセキュリティ機能とデバイス管理機能が追加され、包括的なIT環境を構築できます。

Apps for businessプランについてですが、こちらはOfficeアプリだけを利用したい企業に向けたプランになります。WordやExcelなどのOfficeアプリは一通り使えるものの、TeamsやExchangeなどのツールは含まれていません。

これらのプランを企業の成長に合わせて使い分けましょう。例えば、成長中のスタートアップ企業であれば、初期はBasicプランで始め、事業拡大に合わせてPremiumプランにアップグレードするなど、柔軟な対応が可能です。

【大企業向け】Enterpriseプラン

Microsoft 365 Enterpriseプランは、大規模な組織や複雑なIT要件を持つ企業向けに設計されています。利用人数は、Businessプランが300人までであったのに対し、Enterpriseプランは無制限になります。

また、「共有コンピューターライセンス認証」をはじめ、Enterpriseプランにしかない機能もあります。

EnterpriseプランにはE3・E5・F3の3つの主要プランがあり、それぞれ異なるレベルの機能と管理機能を提供します。

E3プランは、基本的なOfficeアプリと高度なセキュリティ機能を備え、多くの大企業のニーズを満たします。

E5プランは、さらに高度なセキュリティとコンプライアンスの機能を追加し、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を全面的にサポートします。

F3プランは、主にデスクを持たない第一線の従業員向けに設計され、必要最小限の機能を提供します。

Businessプランと比べると料金は高額ですが、その分セキュリティ性能や大人数での利用に適しており、全国各地に子会社を持つ企業や海外に拠点を持つ企業に適したプランです。

Microsoft 365を導入する際のポイント

Microsoft 365を実際に購入するか、必要なソフトを買い切りで購入するか悩む人も多いでしょう。そのように迷っている人に、Microsoft 365を導入する際に試してほしいことや必要な知識を解説します。

買い切り型とサブスク型は何が違う？

Microsoft Officeには、買い切り型とサブスク型があり、機能や利用できるサービスが異なります。

一番違うのは料金面です。「Microsoft 365 Business Standard」を月払いした場合、月々の利用料金2,249円です。一方、買い切り型の「Office Home & Business 2021」は43,980円となっています。金額から考えると、およそ20カ月使い続けた場合に「Office Home & Business 2021」を購入した方がお得になる計算です。

買い切り型は1度購入すればその後の費用がかからないため、長期利用していくなら、コスト面ではサブスク型よりもお得になるといえます。

では、一概に買い切り型の方がお得かと言われると、一概にそうとは言えません。

まず、買い切り型の場合、利用できるサービスが異なります。一番大きな違いは、買い切り型の場合、OneDriveやTeamsなどのクラウド・コミュニケーションアプリは利用できません。

また、サブスク型のMicrosoft 365は自動的に最新のバージョンにアップデートされますが、買い切り型のOffice製品はアップデートされません。そのため、新しい機能が追加されたとしても買い切り型は利用することができず、さらに長年使っていると、最新バージョンが出たときに、互換性がなくなり業務に支障を来す可能性もあるでしょう。そのため、新規の買い切り型製品が登場したときに、買い換えの検討を迫られます。

上記の内容を踏まえた上で、買い切り型とサブスク型のどちらを購入するかを検討しましょう。

無料版でまずは試してみる

Microsoft 365では、一部の機能を解放した無料プランを、1カ月間試すことが可能です。

この期間中に実際の業務でMicrosoft 365を使用し、その効果を検証することができます。例えば、Teamsを使ったオンライン会議の実施、OneDriveでのファイル共有、SharePointでのチーム協働など、実際のユースケースに基づいて機能を評価できます。

この試用期間中に、従業員のフィードバックを収集し、導入によるメリットや課題を明確にすることで、本格導入時のスムーズな移行が可能になります。

さらに、IT部門は管理機能やセキュリティ設定を事前に確認できるため、導入後のリスクを大幅に軽減できます。無料版の活用は、Microsoft 365の導入を成功に導くための重要なステップとなるでしょう。

利用目的や利用人数に合わせたプランを選ぶことが重要

Microsoft 365の導入成功の鍵は、利用目的や利用人数を慎重に検討し、必要以上の機能を含むプランを選ばないことです。

例えば、主にコミュニケーションツールが必要な小規模チームであれば、Microsoft 365 Business Basicで十分かもしれません。一方、高度なセキュリティ機能やコンプライアンス要件がある大企業では、Enterprise E5プランが適しているでしょう。

また、従業員の役割によって異なるプランを組み合わせることも検討すべきです。例えば、オフィスワーカーにはフル機能のプラン、現場スタッフには限定的な機能のプランを割り当てるなど、柔軟な構成が可能です。

さらに、将来の成長や変化も考慮に入れ、必要に応じてアップグレードできる余地を持たせておくことも大切です。適切なプラン選択により、コストを最適化しつつ、組織全体の生産性と効率性を最大限に高めることができます。

Microsoft 365ならデータ管理とセキュリティ性の向上を同時に行える

Microsoft 365は、高度なデータ管理機能と強固なセキュリティ対策を統合することで、企業の情報資産を効果的に保護しつつ、業務効率を向上させます。利用人数や必要な機能に応じたさまざまなプランが用意してあるので、利用する際は、自社の使用目的や利用方法に応じたプランを選択しましょう。

また、導入の前にはまずは無料版を試してみるのも効果的です。ExcelやWord、OneDrive、TeamsなどのMicrosoftのアプリを日常的に利用しているのであれば、これを機にMicrosoft 365への切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。