シャドーITって何？ 企業が直面するリスクと効果的な対策を徹底解説

デジタル化が進む現代のビジネス環境で、シャドーITが急速に広がっています。従業員の生産性向上を目指す一方で、企業にとって大きなセキュリティリスクとなるシャドーITの実態と対策方法を知ることで、安全で効率的な職場環境を実現しましょう。

シャドーITの定義と発生背景

シャドーITは企業のITガバナンスにおける大きな課題です。その定義や生まれる背景を理解することで、効果的な対策の第一歩を踏み出せます。現状を把握し、従業員のニーズを考慮しながら、適切な対応策を考えていきましょう。

そもそもシャドーITとは何か

シャドーITとは、企業のIT部門が把握・管理していないITツールやサービスのことを指します。クラウドサービスの普及により、個人でも簡単にさまざまなアプリやツールを利用できるようになった今、多くの従業員が業務効率化のために独自のツールを使用しています。

例えば、自社で指定しているファイル共有システムではなく、個人的に使い慣れたファイルサーバーを使ったり、社内のコミュニケーションツールの代わりにLINEグループを作ったりするケースが挙げられます。便利で使いやすいものの、企業のセキュリティポリシーを無視してしまっているのです。

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シャドーITが生まれる主な原因

シャドーITが広がる背景には、従業員のニーズと企業のIT戦略のミスマッチがあります。多くの場合、以下のような理由から従業員が非公式のツールを使い始めます。

• 公式ツールの使いにくさ：社内システムが複雑で使いづらい場合、従業員は使い慣れた外部ツールに頼りがちです。
• 承認プロセスの煩雑さ：新しいツール導入に時間がかかると、従業員が独自に解決策を見つけようとします。
• テクノロジーの急速な進化：IT部門が最新技術に追い付けず、従業員が先行して新しいツールを採用することもあります。
• リモートワークの増加：在宅勤務で、個人所有のデバイスやアプリを使用するケースが増えています。

例えば、営業部門で顧客データを管理する際、公式のCRMシステムが使いにくいと感じた従業員が、個人的にExcelやGoogleスプレッドシートで顧客リストを作成・管理するようなケースがあります。これもシャドーITの一例といえるでしょう。

シャドーITがもたらすセキュリティリスク

便利なシャドーITですが、企業にとっては大きなリスクとなります。情報漏洩やシステム障害など、深刻な問題を引き起こす可能性があります。ここでは、主なリスクについて詳しく見ていきましょう。

情報漏洩のリスク

シャドーITの最大の危険性は、重要な企業情報が外部に漏洩してしまうリスクです。IT部門の管理下にないツールやサービスは、適切なセキュリティ対策が施されていない可能性が高く、データの不正アクセスや流出の危険性が高まります。

例えば、営業担当者が顧客情報を個人のクラウドストレージにバックアップしているケースがあるとします。もし、そのアカウントが乗っ取られた場合、顧客の情報が会社の関与しないところで漏洩することになります。

また、従業員が退職する際にデータを持ち出してしまうケースも考えられます。公式のシステムなら、アクセス権限の管理や監視が可能ですが、シャドーITの場合はそういった管理が難しくなります。

不正アクセスと社内LANへの影響

シャドーITは、企業の社内ネットワークにも大きな影響を与える可能性があります。管理されていないアプリケーションやデバイスが社内LANに接続されることで、ネットワーク全体のセキュリティが脅かされる恐れがあります。

例えば、従業員が個人のスマートフォンを社内Wi-Fiに接続し、そこから非公式のアプリを使用するケースです。そのアプリにマルウェアが潜んでいた場合、社内ネットワーク全体に感染が広がる可能性があります。

実は、多くの企業でBYOD（個人所有デバイスの業務利用）ポリシーが明確になっていないのが現状です。こういった曖昧な部分が、シャドーITの温床になっています。

アカウント乗っ取りの危険性

シャドーITの利用は、アカウント乗っ取りのリスクも高めます。多くの従業員は、複数のサービスで同じパスワードを使い回す傾向があります。非公式のサービスでアカウントが乗っ取られると、そこから公式のシステムへの不正アクセスにつながる可能性があるのです。

社内のチャットツールとして非公式にSlackを使用しているチームがあるとします。そのSlackアカウントが乗っ取られれば、チームの機密情報が流出するだけでなく、そこから社内システムへの侵入口になりかねません。

シャドーITに対し企業が取るべき対策

シャドーITのリスクは理解できたものの、完全に禁止するのは現実的ではありません。むしろ、適切に管理しながら活用する方法を考えることが重要です。ここでは、企業が取るべき具体的な対策について見ていきましょう。

シャドーIT利用の実態把握

まずは、自社内でどのようなシャドーITが使われているのか、その実態を把握することから始めましょう。IT部門だけでなく、各部署の協力を得ながら調査を進めることが重要です。具体的な方法としては、以下のようなアプローチがあります。

1. アンケート調査：従業員に対し、業務で使用しているツールやアプリについて匿名でアンケートを実施します。
2. ネットワークトラフィックの分析：社内ネットワークのトラフィックを分析し、非公式のサービスへのアクセスを特定します。
3. エンドポイント監査：社内のPCやモバイルデバイスにインストールされているアプリケーションを調査します。

シャドーITの実態を正確に把握することは、適切な対策を立てる上で非常に重要です。従業員のプライバシーに配慮しつつ、丁寧に調査を進めていきましょう。

シャドーITを対策するためには、社内のPCでインストールされているソフトウェアの情報を一元管理することがおすすめです。

漏洩チェッカーのソフトウェア資産管理機能では、PC1台100円から利用できるため、なるべく早く・安くシャドーIT対策を進めたい方におすすめです。

ガイドラインの策定と従業員教育

シャドーITの利用実態が分かったら、次は適切なガイドラインを策定し、従業員に周知・教育することが重要です。ただし、単に「使用禁止」とするのではなく、従業員のニーズを考慮した柔軟な対応が求められます。

従業員教育では、シャドーITのリスクと適切な利用方法について、定期的なトレーニングを実施しましょう。「なぜダメなのか」「どうすればよいのか」を具体的に説明することで、従業員の理解と協力を得やすくなります。

例えば、「顧客情報は絶対に個人のクラウドストレージに保存しないでください」というルールを設ける場合、単にそう伝えるだけでなく、「なぜいけないのか」「代わりにどうすればよいのか」まで丁寧に説明することが大切です。

アクセス監視とログ管理の実施

シャドーITの利用を完全に防ぐことは難しいため、アクセス監視とログ管理を徹底することが重要です。不正なアクセスや情報漏洩の兆候を早期に発見し、迅速に対応することができます。

「ログ管理って、そんなに重要なの？」と思う方もいるかもしれません。しかし、セキュリティインシデントが発生した際の原因究明や、法的問題への対応において、適切なログ管理は非常に重要な役割を果たします。

また、従業員に対しては、「監視」ではなく「保護」のための施策であることを丁寧に説明し、理解を得ることが大切です。

無料で利用できるIT資産管理ツール

無料でIT資産管理を行う方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用することが有効です。特に、ExcelやGoogleスプレッドシートは、多くの企業や個人がすでに慣れ親しんでいるツールであり、基本的な資産管理台帳を無料で作成・運用できます。

以下のURLから、Excelのファイルをダウンロードできますので、ぜひご利用ください。

IT資産管理台帳サンプル（Excel形式）

特に、Excelやスプレッドシートはカスタマイズの自由度が高く、企業の業務内容に応じて柔軟に対応できるため、基本的な資産管理に十分活用できます。

しかし、これらの方法にはいくつかの課題もあります。例えば、ヒューマンエラーが起こりやすく、データの整合性を保つことが難しいため、管理ミスや更新ミスが発生するリスクがあります。また、複数人での同時作業が難しく、チームでの運用には向いていない場合もあります。

それでも、コストを抑えながら基本的な管理を行いたい場合には、ExcelやGoogleスプレッドシートは有効な選択肢です。

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シャドーIT対策でセキュリティを向上させる

シャドーITは、適切に管理すれば企業の生産性向上につながる可能性を秘めています。ここまで学んだ知識を生かし、自社の状況に合わせた対策を講じていきましょう。

まずは、現状のシャドーIT利用状況を把握することから始めてみてはいかがでしょうか。そして、IT部門と各部署が協力しながら、セキュリティと利便性のバランスが取れたIT環境の整備を目指しましょう。

従業員のニーズに耳を傾け、公式ツールの使いやすさ向上や、新しいツール導入プロセスの簡素化にも取り組んでみてください。シャドーITへの対策は、結果的に企業全体のITガバナンス向上につながります。

最後に、セキュリティ対策は一朝一夕には完成しません。継続的な見直しと改善が必要です。定期的な監査やトレーニングを実施し、常に最新の脅威に対応できる体制を整えていきましょう。