業務可視化ツールの機能や特徴を解説。おすすめツールも紹介

リモートワークの普及やフレックスタイム制など、多様な働き方をする従業員が増える中で、業務に関するフローや進捗の共有は難しくなってきています。その中で注目を集めているのが業務可視化ツールです。この記事では、業務可視化ツールの定義から選び方、さらには具体的な活用方法について解説します。

業務可視化ツールの定義

現代は働き方が多様化し、出社して働く人だけでなく、自宅やカフェなどのリモートで働く人も増えています。また、働く時間帯や住む場所もバラバラで、業務を行う意図や目的が全社で共有できないといった課題を抱えている企業が少なくありません。

そのような課題に対するソリューションの一つが、業務可視化ツールの導入です。

業務可視化ツールとはそもそもどのようなツールなのか、また業務の可視化がなぜ必要なのかを最初に解説します。

そもそも業務の可視化とは？

そもそも業務の可視化とは、企業内の仕事の流れを誰もが理解できる形で表現する取り組みです。

具体的には、「いつ」「どこで」「誰が」「どのような方法で」仕事をしているかを明らかにし、業務プロセス全体を、どの部署や立場の人間が見ても、把握できるようにすることです。具体的な施策としては、業務フローチャートの作成やタスク管理ボードの活用がこれに当たります。

業務の可視化によって、従業員は自分に与えられた役割や必要なことを理解し、無駄を省いた効率的な業務を行うことが可能になるでしょう。

業務可視化の目的

では、なぜ企業は業務の可視化に取り組むのでしょうか。その目的は、課題の早期発見と業務改善にあります。

業務を可視化することで、同じような仕事を複数の部署でしていないか、承認や共有に時間がかかりすぎていないかなどが分かります。業務フロー全体を可視化することで発生している問題を早期に発見し、改善することが業務可視化によって可能になるのです。

さらに、業務を可視化することで、発生した問題点や改善されたフローを全社で共有できます。その結果、新入社員の教育を効率的に行ったり、より優れたやり方を会社全体に広めたりすることができるのです。

こうした取り組みは、長い目で見れば会社の文化づくりにもつながります。結果として、会社の競争力を高めることにもなるでしょう。

業務可視化ツールとは何か

業務可視化ツールは、これらの目的を達成するためのツールです。基本的な機能としては、業務フローの図式化、タスク管理、進捗モニタリングなどがあります。

高度なツールになると、AIを活用した業務プロセスの最適化提案や、リアルタイムでのパフォーマンス分析機能を備えているものもあります。

実際の使用シーンとしては、プロジェクト管理やワークフロー設計、さらには部門横断的な業務改善活動などが挙げられます。また、社員の労務管理や業務の監視などを含むツールもあります。

これらのツールは、単なる可視化にとどまらず、データに基づく意思決定支援ツールとしての役割も果たしています。

業務可視化ツールを導入するメリット

業務可視化ツールの導入の効果は、業務効率化や人材育成など広範囲に及びます。ここでは、主要なメリットについて詳しく解説します。

業務の効率化や改善につながる

業務可視化ツールの最大の利点は、業務プロセスの効率化と継続的な改善を促進することです。可視化されたプロセスを分析することで、無駄な工程や重複作業を特定しやすくなります。

また、データに基づく改善提案が可能になるため、感覚的な判断ではなく、客観的な根拠に基づいた業務改善が実現します。

さらに、マニュアルのアップデートやノウハウの共有も進むため、品質の安定化にも貢献します。

適切な人事評価ができる

業務可視化ツールは、公平で透明性の高い人事評価システムの構築にも役立ちます。従業員の業務内容や成果が明確になるため、客観的な評価基準の設定できるためです。

業務可視化によって組織としてのボトルネックや個々の強みや弱みが明確になるため、適材適所の人員配置や効果的な人材育成計画の立案も可能になります。

その結果、従業員のモチベーション向上と、組織全体の生産性向上の両立が図れます。

チーム・部署を越えた連携が取りやすくなる

業務可視化ツールの導入により、各部署の業務内容や進捗状況が透明化されるため、進捗や課題など、業務に必要な情報の共有がスムーズになります。

加えて部門横断的なプロジェクトも管理しやすくなり、組織全体としての目標達成がスムーズになります。

他にも、異なる部署間でのフィードバックの共有も促進され、組織全体の業務品質向上にもつながります。こうした取り組みは、最終的に顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。

不正なアクセスや情報漏洩の防止につながる

業務プロセスが明確になることで、各段階でのアクセス権限の設定や、情報の取り扱いルールの策定が容易になります。その結果、不正アクセスの防止や社員のミスによる情報漏洩を防止することにもつながるのです。

加えて、コンプライアンス対応の強化にも役立ちます。規制要件に対する対応状況を可視化することで、監査への対応も迅速化します。

業務可視化ツールの選び方

適切な業務可視化ツールの選択は、導入効果を最大化する上で極めて重要ですが、企業の規模や業種、目的に応じて最適なツールは異なります。どのツールを選べば良いか迷っている担当者に向けて、ここではツール選びの重要なポイントを解説します。

取得したいデータ範囲に対応しているか

業務可視化ツールを選ぶ際、最も重要なのは自社が必要とするデータを網羅的に取得できるかどうかです。業務プロセスの可視化だけでなく、人員の稼働状況、リソースの利用状況、さらには顧客対応の品質など、多角的なデータ取得が可能なツールが望ましいでしょう。

また業務可視化を長期にわたって行うのであれば、将来的な拡張性も考慮に入れるべきです。事業拡大や新規プロジェクトの立ち上げに伴い、新たなデータ取得が必要になる可能性も高いため、柔軟性のあるツールを選択することが重要です。

サポート体制は十分か

業務可視化ツールの導入は、組織全体の業務改革につながる取り組みです。そのため、ツールの機能だけでなく、ベンダーのサポート体制も重要な選択基準となります。

導入時のコンサルティングから、運用中の技術サポート、さらには継続的な改善提案といったサポートを提供するベンダーを選ぶことが望ましいでしょう。

ユーザートレーニングの提供や、定期的なアップデート情報の共有など、長期的な関係性を築けるベンダーを選ぶことも重要です。

他ツールと連携はできるか

業務可視化ツールの効果を最大化するには、既存のシステムやツールとの連携が不可欠です。例えば、すでに会社で使っている勤怠管理システムと連携できるなら、勤務時間ないの生産性と照らし合わせたり、営業ツールと連携することで、営業活動における無駄なフローが発生していないかの確認などが可能になります。

また、クラウドベースのツールを選ぶことで、リモートワーク環境下でも円滑な業務可視化が可能になります。PC以外だけでなくスマホにも対応しているかなど、デバイス対応も判断基準にすることをおすすめします。

リモートワークの可視化なら「漏洩チェッカー」もおすすめ

業務の可視化には、これまで解説してきたような「業務フローの可視化」とともに「従業員の業務状況の可視化」という意味で使われることもあります。

リモートワークを導入する企業が増えた現代において、会社以外の場所で作業をしている従業員の業務状況を可視化することは企業にとって大きな課題となっています。

そのような課題解決におすすめなのが「漏洩チェッカー」です。「漏洩チェッカー」がどのようなツールなのかを解説します。

労務管理やアクセスの可視化ができる

「漏洩チェッカー」とは、会社や従業員の持つ情報を管理するためのツールです。IT資産の管理や、情報漏洩を防止するさまざまな機能があります。

具体的には「漏洩チェッカー」を使うことで、ログイン・ログアウト時間、アプリケーションの使用状況、さらにはWebサイトの閲覧履歴まで、詳細に把握することが可能になります。

また、一定間隔で従業員のPCのスクリーンショットを取得する機能もあるため、勤怠時間にきちんと仕事をしているか、あるいはPCログからどのような仕事をしているかなどを判断することが可能です。

結果として業務を効率化し、生産性を向上させるのに役立ちます。

セキュリティ対策でIT資産を守る

「漏洩チェッカー」のもう一つの重要な特徴は、強力なセキュリティ機能です。リモートワーク環境下では、社外からの不正アクセスリスクが高まります。

「漏洩チェッカー」は、アクセスログの詳細な分析や、異常な操作パターンの検知機能を備えており、潜在的な脅威を早期に発見することが可能です。

また、ハードウェアとソフトウェアの両方を管理画面から一元管理することができ、IT資産を守ることにもつながります。

スモールスタートが可能

「漏洩チェッカー」の大きなアドバンテージとして、スモールスタートが可能という点が挙げられます。通常、セキュリティソフトを導入しようと思った場合はPC1台につき数千円から数万円かかることも珍しくありません。企業にとって、セキュリティに関するコストをどう捻出するかも重要な課題なのです。

しかし、「漏洩チェッカー」の場合は基本料金6000円と1台の利用機能1つにつき100円という、非常に低コストからスタートすることができます。

端末数の上限なく7日間無料で全ての機能を利用できる無料トライアルも実施しています。セキュリティコストに予算を割けない中小企業でも漏洩チェッカーであればスタートすることが可能です。セキュリティで課題を抱えているなら、まずは漏洩チェッカーでトライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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業務可視化で生産性と安全性を向上させる

業務可視化ツールを効果的に活用することで、業務プロセスの効率化、適切な人事評価、部門間連携の強化、そしてセキュリティの向上が実現します。

特に、リモートワークが一般化する中、「漏洩チェッカー」のような総合的な業務可視化・セキュリティツールの重要性は高まっています。労務管理やアクセスの可視化、IT資産の保護、そして段階的な導入が可能な点は、多くの企業にとって魅力的な特徴でしょう。

しかし、ツールの導入だけでは十分ではありません。効果的な業務可視化を実現するには、経営陣のコミットメント、従業員の理解と協力、そして継続的な改善努力が不可欠です。

ツールの選定から導入、そして運用に至るまで、組織全体で取り組むべき重要な経営課題として捉えることが重要です。