労働時間を適切に把握する方法とは？課題や管理方法、注意点を解説

働き方改革の進展に伴い、労働時間の適切な把握が企業にとって大きな課題となっています。法令順守はもちろん、従業員の健康管理や生産性向上の観点からも、労働時間管理は重要です。本記事では、労働時間把握の必要性から具体的な方法、さらには最新のIT活用まで、包括的に解説します。

なぜ労働時間把握が必要なのか

労働時間の適切な把握は、従業員の健康管理、働き方の最適化、そして企業の生産性向上につながる重要な取り組みです。

ここでは、労働時間把握の必要性とその背景について詳しく見ていきましょう。

2019年に労働安全衛生法（安衛法）の改正

2019年4月、労働安全衛生法が改正され、企業に対して労働時間の把握が義務付けられました。この改正は、長時間労働の是正や過労死防止を目的としています。

具体的には、使用者に対して、労働者の労働時間を客観的な方法で把握することが求められるようになりました。タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録に基づいて労働時間を管理することが必要となったのです。

この法改正により、企業は従来以上に厳密な労働時間管理を求められることとなりました。単に労働時間を記録するだけでなく、その記録の正確性や客観性を担保する仕組みづくりが必要となったのです。

参考：「働き方」が変わります！！２０１９年４月１日から働き方改革関連法が順次施行されます！|厚生労働省

労働時間把握義務化の背景と目的

労働安全衛生法第66条により、労働時間の把握は義務として定められています。その主な目的は、深刻な社会問題となっている長時間労働や過労死の防止など、労働環境の是正です。

日本では長年、長時間労働が常態化し、それに伴う健康被害や過労死が社会問題となってきました。この状況を改善するためには、まず正確な労働時間の把握が不可欠だという認識が広まったのです。

加えて、働き方改革の推進という側面もあります。多様な働き方が広がる中、労働時間を適切に管理することで、効率的な業務遂行や従業員のワークライフバランスの向上につながることが期待されています。

労働時間の見える化によって、業務の無駄を発見し、生産性の向上にもつなげられるのです。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました|厚生労働省

労働時間の把握における課題

労働時間の把握については、近年の働き方改革による影響や、リモートワークなどを含む働き方の多様化によって、多くの企業がさまざまな課題に直面しています。

ここでは、労働時間把握における主な課題について詳しく見ていきましょう。これらの課題を理解することで、より効果的な労働時間管理の実現につながります。

多様な働き方への対応

昨今はフレックスタイム制、裁量労働制、さらには副業・兼業など、従来の固定的な勤務時間では管理できない働き方が増えています。このような状況下で、労働時間を正確に把握することが大きな課題となっています。

例えば、フレックスタイム制を採用している場合、従業員の出退勤時間が日によって異なるため、単純な固定時間での管理では対応できません。

また、裁量労働制の場合、実際の労働時間ではなく、みなし労働時間で管理することになりますが、健康管理の観点からは実際の労働時間も把握する必要があります。

さらに、副業・兼業を認めている企業では、従業員の総労働時間を正確に把握することが困難になる可能性があります。このような多様な働き方に対応することが、企業の重要な課題となっているのです。

リモートワークの勤怠管理の難しさ

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、リモートワークが急速に普及しました。これに伴い、従来のオフィスワークを前提とした勤怠管理では対応しきれない課題が浮上しています。

リモートワーク環境下では、従業員の労働時間を直接目視で確認することができません。そのため、労働時間の正確な把握が困難になる場合があります。

また、リモートワークでは、業務とプライベートの境界が曖昧になりやすいという問題もあります。例えば、家事の合間に仕事をする、あるいは深夜に仕事のメールをチェックするといった行動が増える可能性があります。

このような状況下で、どこまでを労働時間としてカウントするかの線引きが難しくなっているのです。

加えて、リモートワーク環境では、従業員の働きすぎを防ぐことも重要な課題となっています。オフィスであれば、上司や同僚の目があることで、ある程度の抑止力が働きますが、リモートワークではそれが機能しにくくなります。

そのため、労働時間の適切な管理と、従業員の健康管理を両立させる仕組みづくりが求められています。

集計ミスや把握漏れ

労働時間の把握において、人為的なミスは避けられない問題の一つです。特に、手作業による集計や、紙ベースでの管理を行っている場合、集計ミスや把握漏れのリスクが高くなります。こうしたミスは、労働基準法違反の恐れがあり、重大な問題につながる可能性があります。

例えば、タイムカードを使用している場合、打刻忘れや打刻ミスが発生する可能性があります。また、複数の勤務地がある場合や、出張が多い従業員の労働時間管理は特に難しく、把握漏れが生じやすくなります。

さらに、残業申請と実際の労働時間に乖離がある場合、正確な労働時間の把握が困難になります。従業員が残業申請をせずに働いてしまう「サービス残業」の問題も、多くの企業が直面している課題です。

労働時間を適切に把握するポイント

労働時間の適切な把握は、法令順守だけでなく、従業員の健康管理や生産性向上にも直結する重要な取り組みです。

ここでは、労働時間を正確かつ効率的に把握するためのポイントについて詳しく解説します。これらのポイントを押さえることで、より効果的な労働時間管理を実現することができるでしょう。

記録の方法を見直す

労働時間の記録方法を適切に選択し、運用することは、正確な労働時間把握の基盤となります。従来のタイムカードや紙ベースの記録から、より正確で効率的な方法への移行を検討する必要があります。

実際の企業では、ICカードやアプリを活用した打刻システムの導入が進んでいます。これらのシステムは、従業員の出退勤時刻を自動的に記録し、データ化することができます。そのため、人為的なミスを減らし、より正確な労働時間の把握が可能となります。

加えて、パソコンのログイン・ログアウト時間を記録する方法も有効です。特にデスクワークが中心の職場では、この方法により実際の業務時間をより正確に把握することができます。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムの導入は、労働時間の正確な把握と管理業務の効率化を同時に実現する有効な手段です。最新の勤怠管理システムは、単なる時間の記録だけでなく、さまざまな機能を備えています。

具体的なシーンとしては、勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間をリアルタイムで把握し、長時間労働の兆候をいち早く察知することができます。

また、多くの勤怠管理システムは、労働時間の集計や分析機能を備えています。部署別や個人別の労働時間の傾向を容易に把握し、必要に応じて労働時間の適正化や業務改善につなげることが可能です。

さらに、最新のシステムでは、リモートワークにも対応した機能を備えているものが多くなっています。

例えば、スマートフォンやパソコン上で簡単に勤怠登録ができる機能や、リモートワーク中の業務内容を記録できる機能など、多様な働き方に対応した機能が充実しています。

自己申告制の適正な運用を図る

自己申告制は、タイムカードなどの客観的な記録方法を用いることが困難な場合に限り認められている労働時間の把握方法です。しかし、その運用には慎重な対応が求められます。適正な運用を図るためには、以下のようなポイントに注意する必要があります。

まず、自己申告制を採用する場合でも、可能な限り客観的な記録と突き合わせることが重要です。例えば、パソコンのログ記録やセキュリティカードの入退室記録など、労働時間を推測できる客観的なデータと照らし合わせることで、自己申告の正確性を担保することができます。

また、従業員に対して、労働時間を正確に申告することの重要性や、意図的な過少申告がもたらす問題について十分に説明し、理解を得ることが不可欠です。その上で、定期的に労働時間の申告状況をチェックし、実態と大きく乖離している場合には個別に確認するなどの対応が必要です。

適切な自己申告制の運用は、従業員の自律性を尊重しつつ、適正な労働時間管理を実現する有効な手段となり得ます

参考：労働時間の適正な把握のために|厚生労働省

労働時間把握のためのITツール活用

デジタル技術の進化に伴い、労働時間把握のためのITツールも日々進化しています。これらのツールを効果的に活用することで、より正確で効率的な労働時間管理が可能となります。

ここでは、労働時間把握のためのITツールの機能や導入のメリット、注意点について詳しく解説します。

勤怠管理システムの機能

現代の勤怠管理システムは、単なる出退勤の記録だけでなく、多様な機能を備えています。

一例を挙げると、従業員個別の勤怠管理以外に、部署別や個人別の労働時間の傾向を分析する機能や、労働時間があらかじめ決めた上限を超えた場合にアラートが鳴る機能を備えたシステムもあり、残業時間が一定の基準を超えた場合に管理者に通知を送ることで、過重労働の防止に役立ちます。

さらに、勤怠管理とスケジュール管理を連携させ、業務の繁閑に合わせた人員配置の最適化を支援する機能を持つシステムも登場しています。こうした機能は、労働時間の適正化だけでなく、業務効率の向上にも寄与します。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムのメリットとしてまず挙げられるのは、管理業務の大幅な効率化です。手作業での集計や確認作業が自動化されることで、人事部門の負担が軽減されます。その結果、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能となります。

次に、人為的なミスが減少し、より信頼性の高いデータに基づいた労務管理が可能となります。こうして記録されたデータは、労働基準監督署の調査への対応や、労働問題が発生した際の証拠提示にも役立ちます。

さらに、リアルタイムでの労働時間把握が可能となることで、長時間労働の兆候をいち早く察知し、適切な対応を取ることができます。これは、従業員の健康管理や過重労働の防止に大きく寄与します。

加えて、蓄積されたデータを分析することで、業務プロセスの改善や生産性向上のヒントを得ることができます。例えば、特定の業務や時期に残業が集中している傾向が明らかになれば、業務の再配分や人員配置の見直しなどの対策を講じることができるでしょう。

勤怠管理システム導入時の注意点

勤怠管理システムの導入は、多くのメリットをもたらす一方で、いくつかの注意点も存在します。

まず重要なのは、自社の業務フローや従業員の働き方に適したシステムを選択することです。機能が多ければいいというわけではなく、実際の使用場面を想定し、必要十分な機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。

また、システム導入の目的や運用方針について、従業員に対して十分な説明を行うことが不可欠です。単なる管理強化ではなく、働き方の改善や健康管理のためであることを理解してもらうことで、円滑な導入と運用が可能となります。

また1番の問題となるのが、プライバシーへの配慮です。特に、リモートワークの環境では、相手のプライバシーに踏み込んでしまう可能性が高まります。位置情報の取得や詳細な行動履歴の記録を行う場合は、従業員のプライバシー権との兼ね合いを慎重に検討する必要があるでしょう。

こうした勤怠管理システムを導入する場合、従業員にあらかじめ管理内容や使い方を説明し、相手のプライバシーに踏み込むわけではない点を十分に説明することが求められます。

労働時間の把握で健全な企業運営につなげる

労働時間の適切な把握は、単なる法令順守の問題ではありません。従業員の健康管理、生産性の向上、そして企業の持続的な成長につながる重要な経営課題です。さまざまな方法やツールを活用し、自社に最適な労働時間管理の仕組みを構築することが求められています。

一方で、テクノロジーの進化に伴い、プライバシーへの配慮や、データの適切な管理・運用がより一層重要になってくるでしょう。企業は、これらの課題にも適切に対応しながら、労働時間管理の高度化を進めていく必要があります。

また、記録されていた労働時間と実際に働いている時間が異なるという問題も起こり得るでしょう。こうした問題に対応するためにおすすめなのが「漏洩チェッカー」です。

漏洩チェッカーは、パソコンのログイン・ログアウト履歴の確認や、定期的に従業員のパソコン画面をスクショする機能があり、労働実態を確認することができます。また、操作ログも確認できるので、不正防止や情報漏洩対策にもつながります。

コストも安く、スモールスタートが可能です。労働管理の把握で悩んでいる場合、「漏洩チェッカー」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「漏洩チェッカー」についてもっと詳しく知りたい方はこちらから