IT資産管理の重要性とは？ メリットからツールの選び方まで徹底解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）が加速する現代のビジネス環境において、IT資産管理の重要性が増大しています。適切なIT資産管理は、業務効率の向上、コスト最適化、セキュリティ強化など、多岐にわたるメリットをもたらします。本記事では、IT資産管理の基本概念から実践的な導入方法まで、包括的に解説していきます。

IT資産管理の基本

IT資産管理は、多くの企業にとって重要な経営課題となっています。まずは、IT資産管理の基本的概念と、その重要性について詳しく解説します。IT資産管理の本質を理解し、企業における適切な実践方法につなげていきましょう。

IT資産管理とは何か

IT資産管理とは、企業が所有するIT関連資産を効率的かつ効果的に管理するプロセスを指します。管理対象には、ハードウェア、ソフトウェア、ライセンス、さらには近年急増しているクラウドサービスのアカウントなども含まれます。その主な目的は、企業のIT資産の全体像を正確に把握し、それらを最適に運用することです。

近年のトレンドとして、クラウドサービスやSaaSツールの普及により、IT資産の形態が多様化しています。これに伴い、従来の物理的な資産管理に加え、クラウドリソースやサブスクリプションライセンスの管理も重要性を増しています。

例えば、各部門で使用されているハードウェアの数量や仕様、ソフトウェアのライセンス状況、クラウドサービスの利用状況などを一元的に管理することが求められています。

IT資産管理の目的と重要性

IT資産管理の主要な目的は、企業のIT資産を効率的に運用し、投資対効果を最大化することにあります。

その重要性はコスト最適化にとどまりません。セキュリティリスクの軽減、コンプライアンスの順守、業務効率の向上など、多岐にわたる効果が期待できます。

適切なIT資産管理を実施することで、未使用のソフトウェアライセンスの特定や、ハードウェアの適切な配置によるコスト削減が可能となります。また、脆弱性のあるデバイスやソフトウェアを迅速に特定し、対応することで、サイバー攻撃のリスクを低減できます。

現代のビジネス環境において、IT資産は企業の重要な経営資源の一つとなっています。そのため、IT資産管理の重要性は今後さらに高まると予想されます。企業は、IT資産管理を単なる管理業務ではなく、経営戦略の一環として捉える必要があります。

IT資産管理がなぜ必要なのか

IT資産管理の必要性は、ビジネスのデジタル化が進む現代において、ますます高まっています。IT資産管理を実施することの具体的なメリットと、それがもたらす企業価値について詳しく見ていきましょう。

IT資産管理に対するリソースの確保

IT資産管理には、人材、時間、そして場合によっては専門ツールの導入など、一定のリソース投資が必要となります。

IT資産管理にリソースを割くことで、コスト削減、生産性向上、そして戦略的IT投資が可能となります。

例えば、IT資産の全体像を把握することで、重複投資や過剰なライセンス購入を避けることができます。

また、IT資産の状況を正確に把握することで、従業員からの問い合わせに迅速に対応し、ITトラブルによる業務の中断時間を最小限に抑えることができます。さらに、現状のIT資産の利用状況を分析することで、今後のIT投資の方向性を適切に決定し、企業の成長戦略に合致したIT投資が可能となります。

IT資産管理へのリソース投資は、短期的にはコストとして捉えられがちですが、中長期的には大きな経営効果をもたらす戦略的投資として位置付けることが重要です。

コンプライアンスと内部統制の強化

IT資産管理は、企業のコンプライアンス順守と内部統制強化に大きく貢献します。特に、ソフトウェアライセンスの適切な管理は、法的リスクを回避するために不可欠です。

使用中のソフトウェアとライセンス数を正確に把握することで、意図せぬライセンス違反を防止し、ソフトウェアベンダーによる監査時のリスクを大幅に軽減できます。また、どの従業員がどのデバイスやソフトウェアにアクセスできるかを明確に管理することで、情報漏洩のリスクを低減し、厳格なデータ保護規制への対応にも役立ちます。

近年のテレワークの普及により、社外からのアクセスが増加し、IT資産管理の重要性がさらに高まっています。適切なIT資産管理は、コンプライアンスリスクの低減と、堅固な内部統制の確立に不可欠な要素となっています。

セキュリティリスクの軽減

IT資産管理は、企業のセキュリティリスク軽減に大きく貢献します。適切な管理を行うことで、脆弱性のあるデバイスや古いソフトウェアを特定し、迅速に対応することが可能となります。

使用中のハードウェアやソフトウェアの詳細情報を把握することで、セキュリティパッチの適用が必要なシステムを迅速に特定し、対応することができます。また、使用されていない、あるいは承認されていないソフトウェアを特定し、削除することで、潜在的な脆弱性を減らすことができます。

近年、ランサムウェアなどの高度な脅威が増加していますが、適切なIT資産管理はこれらの脅威に対する重要な防御線となります。IT資産の可視化と管理は、企業の包括的なセキュリティ戦略の基盤として不可欠です。

管理対象となる資産

IT資産管理を効果的に行うには、まず何を管理すべきかを明確にする必要があります。ハードウェアからソフトウェア、ライセンスまで、幅広い資産を適切に管理することで、企業のIT環境を最適化できるでしょう。

ハードウェア（パソコン・サーバープリンター）

ハードウェアとは、IT資産の中で物理的に触れることができる機器のことを指します。主に以下のような種類があります。

• デスクトップパソコン
• ノートパソコン
• サーバー（物理サーバー）
• プリンター
• ネットワーク機器（ルーター、スイッチなど）

ハードウェアを適切に管理するためには、資産台帳の作成と定期的な棚卸しが不可欠です。各機器の型番、スペック、購入日、設置場所、使用者などの情報を正確に記録し、常に最新の状態に保つ必要があります。

また、計画的な更新や保守を行うことで、業務効率の維持・向上とセキュリティリスクの軽減を図ることができます。

ミドルウェア（Webサーバー・BMS）

ミドルウェアとは、オペレーティングシステム（OS）とアプリケーションソフトウェアの中間に位置し、さまざまなサービスを提供するソフトウェアのことです。主に以下の様な種類があります。

• Webサーバ（Apache、nginx、IISなど）
• データベース管理システム（MySQL、Oracle、SQL Serverなど）
• アプリケーションサーバ（Apache Tomcat、JBossなど）
• ビジネスマネジメントシステム（ERP、CRMなど）

ミドルウェアの管理では、バージョン管理、設定管理、パフォーマンス監視が重要です。各ミドルウェアのバージョンや設定情報を正確に把握し、必要に応じてアップデートや設定変更を行います。また、定期的なパフォーマンス監視を行い、システムの安定稼働を確保することが必要です。

ソフトウェア（各種ソフト・アプリ）

ソフトウェアとは、コンピュータ上で動作するプログラムやアプリケーションのことを指します。オフィスソフトから業務用アプリケーション、モバイルアプリまで、幅広い範囲が含まれます。ソフトウェアには、主に以下の種類があります。

• オフィスソフト（Microsoft 365、Google Workspaceなど）
• セキュリティソフト（ウイルス対策ソフト、ファイアウォールなど）
• 業務用アプリケーション（会計ソフト、グループウェアなど）
• モバイルアプリケーション
• クラウドサービス（SaaS）

ソフトウェア管理では、インストール状況の把握、使用状況の監視、バージョン管理が重要です。どの端末にどのソフトウェアがインストールされているか、それらがどの程度使用されているかを正確に把握し、不要なソフトウェアの削除や再配置を行います。

また、定期的なアップデートを実施し、セキュリティリスクを軽減することが必要です。

ライセンス

ライセンスとは、ソフトウェアやサービスの使用権を指します。適切なライセンス管理は、法的リスクの回避とコスト最適化の両面で重要です。以下に企業が管理すべきライセンスの種類を紹介します。

• ユーザーライセンス（1人当たりの使用権）
• デバイスライセンス（1台のデバイス当たりの使用権）
• サイトライセンス（組織全体での使用権）
• サブスクリプションライセンス（期間限定の使用権）

ライセンス管理では、保有ライセンス数と実際の使用状況の照合が不可欠です。各ソフトウェアのライセンス契約内容を正確に把握し、使用状況と比較することで、過不足を防ぎます。また、定期的なライセンス監査を実施し、コンプライアンス違反を防止することが重要です。

その他の管理対象

IT資産管理では、上記以外にもさまざまな要素を管理対象とすることがあります。これらは企業の IT 環境や業務内容によって異なります。

• クラウドリソース（仮想マシン、ストレージなど）
• IoTデバイス
• ネットワーク回線
• データセンターファシリティ

これらの管理対象については、それぞれの特性に応じた管理方法が必要です。例えば、クラウドリソースの場合は使用量と費用の監視が重要になり、IoTデバイスの場合はセキュリティ管理が特に重要になります。

各資産の特性を理解し、適切な管理方法を選択することが求められます。

IT資産管理ツールも検討する

IT資産管理を効率的に行うには、専用のツールの活用が欠かせません。適切なツールを選択し、効果的に活用することで、IT資産管理の質を大きく向上させることができるでしょう。

ここでは弊社のサービスである「漏洩チェッカー」を基に詳しく紹介します。

IT資産管理ツールの主な機能

IT資産管理ツールには、その名のとおりIT資産を管理するための機能が備わっています。ここでは、その中でも代表的なものを紹介します。

まず、代表的な機能としてまず挙げられるのが、インベントリ管理です。インベントリとは、社内のネットワークに接続しているIT機器やソフトウェアを指します。

インベントリ管理機能により、インベントリの一覧がリアルタイムで自動的に作成され、常に最新の状態に保たれます。

インベントリの一環として、ソフトウェア管理機能も重要です。各端末にインストールされているソフトウェアのバージョン、ライセンス情報、使用状況などを把握できます。

「漏洩チェッカー」の場合、Microsoft Storeやインストーラ経由でインストールされたソフトウェアも対象として、すべてのソフトウェアを把握することが可能です。

また、ハードウェア管理機能も重要です。「漏洩チェッカー」では、Windows端末のOSやバージョン情報、メモリ容量、IPアドレスといった詳細なハードウェア情報を、PCの起動時および12時間ごとに自動取得します。

その他にも、操作ログの管理機能やデバイスの制御機能、セキュリティ管理など、IT資産を守るための機能も、IT管理ツールによっては含まれます。

Excelや手動ベースの管理との比較

企業の中には、IT管理ツールに頼らず、Excelなどを使い、手動で管理しているケースもあるのではないでしょうか。Excelや手動で管理する場合と、IT資産管理ツールを使う場合、明らかな違いがあります。

まず、IT資産管理ツールを使う場合、情報収集から更新までの多くのプロセスが自動化されるため、人的ミスの低減と大幅な業務効率化が実現します。

管理項目が多いほど、人的ミスは発生しがちですが、IT資産管理ツールを使えば自動で行ってくれるため、ミスは発生しません。加えて、管理していた人的リソースも必要なくなります。

次に、リアルタイム性が挙げられます。IT資産管理ツールは常に最新情報を自動収集するため、現状を即時に把握できます。急なIT機器の故障や不正ソフトウェアの発見など、緊急事態にも迅速に対応することが可能になります。

人が管理する場合、問題が発覚から原因究明までに時間がかかってしまうことが多く、対応が後手になってしまうのも大きな問題です。

Excelなどを使って人が直接管理する場合と比較し、IT資産管理ツールを用いることにはさまざまなメリットがあります。

IT資産管理ツールを導入するメリット

IT資産管理ツールを導入することで、さまざまなメリットが得られます。まず、作業効率の大幅な向上が挙げられます。手作業で行っていた資産の棚卸しや、ライセンスの確認作業が自動化されることで、IT部門の負担が軽減されます。

また、正確性の向上も重要なメリットです。人の手による管理では、どうしてもミスや漏れが発生しがちですが、ツールを使用することでそれらを最小限に抑えることができます。「えっ、こんなところにも古いパソコンがあったの？」なんて驚きを防ぐことができるでしょう。

さらに、コスト削減効果も見逃せません。不要なライセンスの特定や、効率的な資産配置により、IT関連コストを最適化することができます。「思わぬところで無駄遣いしていた」という発見につながるかもしれません。

加えて、コンプライアンス対応の強化も重要なメリットです。ソフトウェアライセンスの適正管理が容易になり、監査時のリスクを大幅に軽減できます。「ライセンス違反」という言葉に冷や汗をかく必要がなくなるでしょう。

IT資産管理ツールの種類と特徴

IT資産管理ツールには、さまざまな種類があります。まず、導入方法によってオンプレミス型とクラウド型に分かれます。オンプレミス型は自社サーバーに導入するため、セキュリティ面で安心ですが、初期コストがかかります。一方、クラウド型は初期投資が少なく、導入も容易です。

ただし近年では、クラウド型を導入する企業が圧倒的に増えています。テレワークで働く場合や顧客・取引先と情報を共有する際に、同じクラウド型を利用すれば手間もコストもかからないためです。

機能面では、資産管理に特化したものから、ヘルプデスク機能やセキュリティ管理機能を統合した総合的なものまであります。

ツール選びの際は、自社の規模やニーズ、将来の拡張性を考慮しましょう。IT資産管理ツールは、単なる管理ツールではなく、IT戦略を支える重要な基盤となる可能性を秘めています。

ツール導入時の注意点

IT資産管理ツールを導入する際は、いくつかの点に注意が必要です。まず、自社の規模やニーズに合ったツールを選択することが重要です。機能が多すぎて使いこなせない、逆に機能が足りないといった事態は避けたいものです。

また、既存のITシステムとの連携可能性も確認しましょう。例えば、すでに使用している社内システムやセキュリティツールとの連携ができれば、より効果的な資産管理が可能になります。

ツールを導入しても、それを適切に運用する体制がなければ宝の持ち腐れになってしまいます。担当者の育成や、運用プロセスの整備を並行して進めることが大切です。

さらに、ツールの導入は一度で終わりではありません。定期的な見直しと更新が必要です。IT環境は常に変化しているため、それに合わせてツールも進化させていく必要があるでしょう。

IT資産管理ツールの選び方

適切なIT資産管理ツールを選ぶことは、効果的な資産管理の鍵となります。ここでは、ツール選びのポイントを詳しく解説します。自社のニーズに合ったツールを選ぶことで、IT資産管理の効率と効果を最大化しましょう。

目的を明確にする

IT資産管理ツールを選ぶ際、まず自社の目的を明確にすることが重要です。「コスト削減」「セキュリティ強化」「コンプライアンス対応」など、何を最優先にするかによって、適したツールは異なってきます。

例えば、多数の拠点を持つ企業であれば、遠隔地の資産も一元管理できる機能が重要になるでしょう。一方、セキュリティに重点を置く企業では、脆弱性管理機能が充実したツールが適しているかもしれません。

自社の課題や目標を洗い出し、それに基づいてツールに求める要件をリストアップしましょう。「うちの会社にとって本当に必要な機能は何か」を見極めることが、適切なツール選択の第一歩となります。

必要な機能が備わっているかを確認する

要件リストに基づき、各ツールの機能を詳細に確認しましょう。基本的な資産管理機能に加え、ライセンス管理、セキュリティ管理、レポート作成機能など、自社にとって必要な機能が備わっているかをチェックします。

また、将来的なニーズも考慮に入れることが大切です。例えば、現在はオンプレミス環境だけだとしても、将来的にクラウド環境も管理する可能性があるなら、クラウド資産の管理機能も備えているツールを選ぶとよいでしょう。

ツールのユーザーインターフェースや操作性も重要なポイントです。いくら機能が充実していても、使いにくければ効果的な運用は難しくなります。可能であれば、デモや試用版を利用して、実際の使い勝手を確認することをおすすめします。

自社のシステムと連携できるかを確認する

IT資産管理ツールは、単独で機能するものではありません。既存の社内システムやセキュリティツールとの連携が可能かどうかも、重要な選択基準となります。

例えば、すでに使用しているヘルプデスクシステムと連携できれば、資産情報とサポート履歴をひも付けて管理することができます。また、セキュリティツールと連携することで、脆弱性のある資産を迅速に特定し、対策を講じることが可能になります。

APIの提供状況も確認しましょう。APIが充実していれば、他のシステムとの柔軟な連携が可能になり、将来的な拡張性も高まります。

使いやすさとサポート体制を考慮する

IT資産管理ツールを選ぶ際、機能面だけでなく使いやすさとサポート体制も重要なポイントです。使いやすいインターフェースは、ツールの効果的な活用と従業員の抵抗感の軽減につながります。

例えば、直感的な操作が可能で、必要な情報にすぐにアクセスできるダッシュボードは、日々の管理作業を大幅に効率化します。

また、充実したサポート体制も見逃せません。導入時のサポートはもちろん、運用中の問い合わせ対応や、定期的なアップデートなども重要です。「使い方が分からない」「新しい機能について知りたい」といった際に、迅速かつ適切なサポートが受けられるかどうかは、ツールの長期的な活用に大きく影響します。

可能であれば、試用版やデモを利用して実際の使い勝手を確認し、サポート体制についても詳しく問い合わせてみましょう。

適切なIT資産の管理には「漏洩チェッカー」がおすすめ

IT資産管理の重要性を理解し、適切なツールの選び方も学んだところで、次に必要なのは具体的な行動です。その第一歩として、「漏洩チェッカー」の導入を強くおすすめします。

漏洩チェッカーは、IT資産管理の基本機能に加え、情報漏洩対策に特化した機能を備えたツールです。Web操作やソフトウェアの利用状況、ログインやログオフの記録など、従業員のIT利用状況を包括的に監視することができます。

IT資産管理チェックリストを無料配布しているので、IT資産管理ツール導入の前にまずはこちらで簡易的にチェックするのがおすすめです。

特に中小企業や、予算の制約がある企業にとって、漏洩チェッカーは費用対効果が高い選択肢となるでしょう。必要な機能を選択して導入できるため、初期投資を抑えつつ、効果的なIT資産管理を実現することが可能です。