テレワークにおける労務管理の課題とポイント。ITツールの導入は必須

コロナ禍を契機に、多くの企業でテレワークが標準的な勤務形態として定着しつつあります。一方で、テレワーク導入に際して従業員の労働時間管理や業務進捗の把握、適切な評価方法など、労務管理面での課題が浮き彫りになっています。本記事では、テレワークにおける労務管理の重要なポイントと、ITツールを活用した効果的な解決策について解説します。

テレワークの労務管理が難しい理由

対面での管理が当たり前だった従来の労務管理手法は、テレワーク環境下では十分に機能しません。人事担当者や管理職が直面している具体的な課題と、その背景にある本質的な問題点について見ていきましょう。

従業員の労働時間を正確に把握できない

従来のタイムカードや目視による労働時間管理は、テレワーク環境では行うことができません。

在宅勤務中の従業員が実際にどの時間帯に業務を行っているのか、残業は発生していないのか、適切な休憩を取れているのかなど、正確な労働時間の把握が困難になっています。

中には、業務時間外にメールをチェックしたり、深夜に作業を行ったりする従業員もいるため、労働時間管理の重要性が一層高まっているのが現状です。

適切な人事評価を行うのが難しい

物理的な距離が存在するテレワーク環境下では、従業員の業務遂行状況や成果を可視化することが困難です。対面の場合とは異なる人事評価の基準を持たなければなりません。

従来の評価基準では、在宅勤務者の貢献度や努力を適切に評価できないケースが散見され、不公平感が生じやすい状況となっています。適切な評価基準をどのように設けるのかは、テレワークを導入している企業の共通の課題といえるでしょう。

コミュニケーション不足に陥る

オフィスでの自然な会話や雑談を通じた情報共有が減少した結果、業務上の重要な連絡が行き届かないケースが発生しています。

従業員間の心理的な距離が広がり、チームワークの低下や孤立感の増加といった問題が生じることもあるでしょう。特に、上司やチームリーダーとの心の距離が開いてしまうことで、悩みや仕事の失敗について相談しにくくなってしまうことが考えられます。

その結果、従業員のモチベーション低下をキャッチアップできずに離職を招いてしまったり、ミスを放置したことによりその後のさらなる問題へと発展しかねません。

このようなコミュニケーション不足は、業務効率の低下やメンタルヘルスにも影響を及ぼす可能性だけでなく、企業としてのリスクを抱えることにもつながってしまいます。

労災かどうかの判断が難しい

在宅勤務中に発生した事故や健康問題が、業務に起因するものかどうかの判断が複雑化しています。

具体的なシーンとしては、自宅での作業中の転倒や、長時間のデスクワークによる健康障害などが挙げられます。

従来の労災認定基準をそのまま適用することが難しく、新たな基準や判断方法の確立が求められています。

テレワークの労務管理で留意すべき点

テレワーク環境下における労務管理では、法令順守と従業員の働きやすさの両立が重要です。ここでは、特に注意が必要な事項について、厚生労働省の資料である「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」に沿って解説します。

参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン | 厚生労働省

テレワークでも労働基準法が適用される

在宅勤務であっても、労働基準法をはじめとする労働関係法規は通常通り適用されます。労働時間の上限規制、休憩時間の確保、時間外労働の管理など、基本的な労務管理の枠組みは変わりません。

そのため、企業はテレワーク環境下でも法令順守を確実に行える体制を整備する必要があります。また、テレワークの場合は就業の場所が不規則になりがちですが、場所については企業側から基準を設けることも可能です。

中抜け時間をどう扱うか

テレワークならではの課題として、業務時間中の私的活動（中抜け）の取り扱いがあります。中抜けに関しては出社時同様に、企業側が認めるのであれば問題はありません。

ただし、育児や介護のための中抜け、あるいは病院への通院など、在宅勤務だからこそ発生する時間の使い方について、明確なルールを就業規則として規定することが求められます。

休憩時間の取り扱い

労働基準法で定められた休憩時間の確保は、テレワーク環境下でも必須です。

しかし、在宅勤務では休憩時間と業務時間の区別が曖昧になりやすく、実質的な休憩が取れていない状況も散見されます。またテレワークでは、休憩が一斉に取りづらいという問題点もあります。

労働基準法では、「休憩時間は、一斉に与えなければならない」（第34条）と定められていますが、労使で合意できればテレワークの場合、この適応を除外することが可能です。その場合は除外する旨と休憩中の過ごし方などを、明確な就業規則に盛り込む必要があります。

また休憩時間については出社時と同じように1日あたりの労働時間が6時間を越えるなら45分、8時間を越える場合は60分の休憩時間を設けなければなりません。

参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索

テレワークで適切な労務管理を行う方法

効果的な労務管理を実現するためには、明確なルール設定とそれを支援するシステムの導入が不可欠です。以下では、具体的な施策について説明します。

就労のルールや管理方法を明確にする

テレワークの場合、場所や働き方、残業に関するルールなどが曖昧になりがちです。そのため、テレワークにおける就業規則や労務管理方針を明文化し、全従業員に周知することが重要になります。

勤務時間の定義、休憩時間の取得方法、時間外労働の申請手続きなど、具体的な運用ルールを策定しましょう。

その際、従業員の意見も取り入れながら、実行可能性の高いルール作りを心掛けることが望ましいです。従業員の中には、家事や育児などをこなしながら働く人もいるでしょう。そうした人達が働きにくいルールの作成は極力避けるためです。

テレワークに向けた人事評価の基準を定める

テレワーク環境における人事評価では、従来の「プロセス重視」から「成果重視」への転換が不可欠です。

具体的な業務目標の達成度、期限順守率、顧客満足度などの定量的な指標を重視します。

加えて、オンラインでのコミュニケーション能力、情報共有の正確性、チーム貢献度なども評価項目として設定することが望ましいでしょう。

評価の透明性を確保するため、週次や月次でのオンライン面談を実施し、目標の進捗確認や課題の早期発見に努めることも重要です。

また、評価基準の設定に当たっては、部署ごとの業務特性や役職レベルに応じた適切な指標を選定する必要があります。新しい評価制度の導入時には、評価者向けの研修を実施し、公平かつ客観的な評価が行えるよう、評価スキルの向上を図ることも忘れてはなりません。

労務管理ツールを導入する

効果的な労務管理を実現するためには、適切なITツールの導入が不可欠です。勤怠管理システムでは、業務開始・終了時刻の記録だけでなく、業務内容の報告機能や残業申請機能を備えたものを選択することが推奨されます。

また、業務進捗管理ツールについては、タスクの進捗状況をリアルタイムで可視化し、上司や同僚との共有が容易なものを導入すべきでしょう。

これらのツール選定では、使いやすさとセキュリティの両立が重要です。特に、従業員のプライバシーに配慮し、必要以上の監視や管理を行わない設計となっているかを確認する必要があります。

導入後は、利用状況のモニタリングと定期的な改善を行い、組織に最適な運用方法を確立することが求められます。

労務管理ツール以外に導入すべきツール

労務管理の効率化には、複数のITツールを組み合わせた総合的なアプローチが効果的です。そのための代表的なツールについて紹介します。

コミュニケーションツール

テレワーク環境下でのコミュニケーションを活性化するため、ビジネスチャットやビデオ会議システムの導入が必須となります。

コミュニケーションツールは業務連絡や情報共有だけでなく、チームの一体感醸成やメンタルヘルスケアの観点からも重要な役割を果たします。

具体的には、定期的なオンラインミーティングの実施、チーム別のチャットルーム設置、雑談用チャンネルの活用などが効果的です。

特に、新入社員や異動者のフォローアップ、チーム内の関係構築にはテキストコミュニケーションのみでは難しい面もあり、カメラをオンにしたビデオ会議などの手段を取ることが好ましいでしょう。

ただし、過度なコミュニケーション要求は従業員の負担となる可能性があるため、利用ルールや時間帯の設定など、適切な運用ガイドラインを策定することが重要です。

セキュリティ管理ツール

テレワーク環境においては、特にセキュリティの管理は重要な課題と言えます。出社時であれば会社のネットワークやパソコンを使うことでセキュリティ管理が行えましたが、テレワークの場合はそれはできません。

自宅のパソコンやネットワークを使う場合や、特にカフェなどのフリーWi-Fiを使う場合などは、セキュリティが甘くなってしまい、マルウェアなどの感染リスクが高くなってしまいます。

そのため、マルウェア対策や多要素認証の導入など、基本的なセキュリティ対策は必須となります。

また、社内システムへのアクセス制限、データ暗号化、デバイス紛失時の遠隔操作機能など、高度なセキュリティ機能を備えたツールの導入も検討すべきでしょう。

これらのツール導入と併せて、情報セキュリティポリシーの見直しや従業員向けセキュリティ教育の実施、インシデント発生時の対応手順の整備など、包括的なセキュリティ体制の構築が求められます。

IT資産の管理や操作ログを管理できるツールの導入も重要

マルウェアなどの外部攻撃への対策も重要ですが、セキュリティ対策としては内部要因による情報漏洩も警戒しなければなりません。例えば就業中に、従業員が業務と無関係なWebサイトにアクセスしたことでマルウェアに感染し、そのマルウェアが従業員のパソコンを通じて社内サーバーにアクセスし、情報を漏洩させてしまうといった事態も考えられます。

このような事態に対し、Webサイトの閲覧監視や、従業員のパソコンを監視するためのツールも、セキュリティ対策にはおすすめです。そのために役立つツールが「漏洩チェッカー」です。

漏洩チェッカーには、従業員のパソコンやスマホが社内システムにログオン・ログオフをしたかどうかを監視したり、定期的にパソコン画面のスクリーンショットを撮影する機能などがあります。

従業員が勤務時間外に社内システムにアクセスしていないかどうか、無関係なWebサイトを閲覧していないかなどを監視することが可能です。

高価なセキュリティツールと比較し、基本料金6,000円+パソコン1台1機能100円からという安価な価格で利用できるのもおすすめポイントです。

セキュリティ対策として、漏洩チェッカーへの導入を検討してみてください。

漏洩チェッカーについて詳しく知りたい方はこちら

適切な労務管理はITツールで環境を整える

テレワークにおける労務管理は、企業の実情に合わせたルール作り、従業員への丁寧な説明と教育、定期的な運用状況の確認と改善など、包括的なアプローチが必要です。全員が出社する環境と比べてルールが複雑化しやすく、管理工数が上がってしまうのが大きな課題といえるでしょう。

この課題解決には、適切なITツールを導入することが有効です。勤怠管理ツールに加えて、セキュリティツールを導入し、働きやすい環境を提供することで、生産性を向上させることができます。

今後、テレワークはさらに一般化していくことが予想されます。この機会に、自社の労務管理体制を見直し、従業員が安心して働ける環境づくりに着手することをおすすめします。「漏洩チェッカー」の導入は、その第一歩として有効な手段となるでしょう。