IT資産管理の導入目的とクラウド化のメリットを解説！

IT資産管理とは？

IT資産管理とは、企業や団体が使用しているIT管理資産を適切な状態に管理維持することを言います。対象としては、PCやタブレット、スマートフォン、USBメモリなどのハードウェアのみならず、ソフトウェア、ライセンス情報等も含まれます。小さな企業であれば資産数も少なく管理は難しくありません。しかしながら、企業が大きくなると資産も膨大となり簡単にはいきません。
また、サーバーや端末、各種消耗品のように目に見える物は比較的簡単に管理はできますが、ソフトウェアなどは目に見えないため管理は難しく更にそのライセンスになるとソフトによりライセンス形態も様々なため更に管理は難しくなります。
コロナウイルスの影響により、テレワークが推し進められ、会社外で端末を使用することも増加しています。その影響により、いかに管理するかという点が問題になってきています。

IT資産管理の目的

適切に維持管理することにより、無駄なソフトウェアやハードウェアを購入せずに済みます。また、それぞれの稼働状態を知ることにより、適切な状態にあるのか管理することも可能となります。このことより、主な目的としては内部統制強化・働き方改革・セキュリティ強化の３つがあげられます。

内部統制強化

内部統制の方法として、端末に入っているソフトウェア等の管理があります。ライセンス情報やソフトウェアを管理することで、不正ソフトの使用を防ぐことができます。契約以上のライセンスを使用することや商用利用禁止のフリーソフトを商用利用すると、著作権法違反となります。当然このような違反を行うと、著作者への違約金のみならず社会的信用の失墜に発展する危険性があります。したがって、適切に管理することが求められます。複雑なライセンス形態や従業員が勝手にインストールしたソフトウェア等についても管理する必要があり、人力で管理することは非常に難しいのが現状です。

参考：ソフトウェア資産管理の目的と導入のメリットを解説

働き方改革

総実労働時間が平成２年では年間2000時間を超えていましたが、令和２年度では1685時間と大幅に減少しました。これは法改正による所定労働時間の減少や時間外労働の規制によるものです。企業は法規制を守るために、残業を禁止したりしていますが、実際では隠れて仕事をしているという状況もあります。2015年の日本労働組合連合会の調査によると、サービス残業1月あたり一般社員で18.6時間となっています。このように隠れて従業員が残業していたとしても、それが明るみになれば企業への評判などに繋がります。そこで本当に使用していないか、また認められている範囲でのみ使用しているかというのを管理することが重要です。
また、最近はリモートワークも普及してきており、令和2年通信利用動向調査報告書によると47％の企業がテレワークを導入しています。従来は企業内のみで働くことが前提として設計されたセキュリティも見直しが迫られてきています。

セキュリティ強化

セキュリティは以外と見落とされています。「2021年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査」によると、30%の企業がセキュリティ対策を特に実施していないと回答しています。情報漏洩等はニュースになることもありますが、氷山の一角で、実際は情報漏洩したことすら気がついていない企業も数多くあります。実際に、「アプリケーションインテリジェンスレポート(AIR)
ー 企業のサイバー攻撃の実態は？ー」においても、各国と比較し、各種攻撃にあったという割合が全体的に極端に低いことから解ります。この原因としてあげられるのは、不適切なソフトウェアの使用や脆弱性の放置などがあげられます。そのため、どの端末にどのバージョンのソフトウェアがインストールされているのかを正確に把握することが重要になります。当然、これらの対象に従業員が勝手にいれたソフトウェアも対象となり、人力での管理はやはり非常に難しい物が現状です。セキュリティ事案は一度発生させると企業は信頼の低下のみならず損害賠償なども発生する企業の存続を揺るがすことにもなる案件です。ですので、セキュリティ強化は企業の存続という面からも重視しなければなりません。

IT資産管理を導入する必要性

前述した目的を達成するためにIT資産管理を行うことが重要です。企業などでは、EXCELで台帳を作成されているところもあります。ハードウェア等についてはEXCELでも問題は無いかもしれませんが、ライセンスやバージョン等になるとリアルタイムな情報が必要となるため，適切ではありません。また、従業員が勝手にインストールしたソフトウェアなどは当然把握することができません。そこで、IT資産管理を適切に行うために、専用のツールを使用する必要があります。
また、専用ツールを導入することにより、今まで人が行っていたことが自動的に行うことができるようになり、管理に係る業務の軽減等にも繋がります。

▼参考
・IT資産棚卸の3つの目的、注意点、効率化の方法を考える | 漏洩チェッカー
・IT資産管理ツール10選を比較！無料トライアルの有無や価格、機能の観点から | 漏洩チェッカー

クラウド化の必要性

IT管理ツールには、大きく分けるとクラウド型ツールとオンプレミス型ツールがあります。そのため、クラウドとオンプレミスとは何かということを理解しておく必要があります。このどちらを選ぶかにより、費用面でもその後の運用においても大きく変わることになります。

オンプレミスとの違い

オンプレミスとは、自社でIT環境を構築・運用することを言います。そのため、システム構築に必要な物理サーバーや回線等を自社で運用する能力が必要となります。
クラウドとは、インターネット経由で提供されているサービスを利用することを言います。そのため、自社でIT環境を構築・運用する必要がなくなります。
従前はオンプレミスが多かったですが、近年はクラウドが多くなってきています。理由としては、自社で構築すると高度な能力が必要となりますが、実際そのような人材を有する企業は数多くありません。そのためクラウドを利用することにより、高度な技術が必要とするシステムを簡単に利用することができます。

ツール選びを失敗しないためのポイント

IT資産管理ツールを選ぶポイントとしては、大きく分けて２つあります。１つ目はオンプレミスかクラウドかで、２つめは、目的を達するための機能があるか否かということです。

オンプレミスorクラウド

オンプレミスとクラウドの違いは説明しましたが、実際のツールとしてみるとどうでしょうか。
オンプレミスの場合は、自前でサーバーを準備し、自前で構築する必要があります。そのため、導入するためにある程度の時間がかかります。しかし、自前で構築するため、カスタマイズは自由であり、セキュリティ面でも外部に情報を出さないために非常に良いといえます。
クラウドの場合は、既にサービスを提供している企業との契約することになります。そのため、導入までの期間も短くすみ、自前でのサーバーなどを用意する必要が無いため、費用面でも安く済みます。一方で、その契約先で提供されていないサービスは当然利用することができずカスタマイズ性は劣ります。また、セキュリティ面でも外部に情報を提供するということで情報漏洩のリスクも増えます。したがって、クラウドの場合は、提供している企業の信頼性も十分検討する必要があります。

運用目的にあった機能があるか

システムを導入することにより何でもできると勘違いしている事があります。当然システムなので、その提供されているサービスには限界があります。まずは、自社にどのような機能が必要なのか精査することが重要です。
オンプレミスではカスタマイズが独自でできるため機能の追加を行うことができますが、クラウドでは、その企業が提供していないサービスは利用することができないので、下手をすると、導入したが何も役に立たなかったという事もあり得ます。
ツールを導入する時は、そのツールに関する資料をしっかり検討し、他社のサービスとも比較を行い、自社にあったサービスを利用するようにしましょう。自社に必要な機能がわからないという場合は、専門家に相談するということも重要です。

無料で利用できるIT資産管理ツール

無料でIT資産管理を行う方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用することが有効です。特に、ExcelやGoogleスプレッドシートは、多くの企業や個人がすでに慣れ親しんでいるツールであり、基本的な資産管理台帳を無料で作成・運用できます。

以下のURLから、Excelのファイルをダウンロードできますので、ぜひご利用ください。

IT資産管理台帳サンプル（Excel形式）

特に、Excelやスプレッドシートはカスタマイズの自由度が高く、企業の業務内容に応じて柔軟に対応できるため、基本的な資産管理に十分活用できます。

しかし、これらの方法にはいくつかの課題もあります。例えば、ヒューマンエラーが起こりやすく、データの整合性を保つことが難しいため、管理ミスや更新ミスが発生するリスクがあります。また、複数人での同時作業が難しく、チームでの運用には向いていない場合もあります。

それでも、コストを抑えながら基本的な管理を行いたい場合には、ExcelやGoogleスプレッドシートは有効な選択肢です。

関連記事：無料・安価で利用できるIT資産管理ツールは？おすすめを紹介

IT資産管理なら「漏洩チェッカー」

IT資産管理ツールとしては、数多くありますが、情報漏洩に重点を置いたツールとして「漏洩チェッカー」があります。漏洩チェッカーでは、主な機能としてファイル管理、デスクトップ管理、USB監視、ゴミ箱管理があります。

ファイル管理は、ファイルのダウンロード状況や持ち出し状況、ログ管理等ができます。デスクトップ管理では、デスクトップが整理されているか、不要なファイルがないかを管理できます。USB監視では、USBに入れた情報を全て自動で管理し、後からチェックすることも可能となっています。ゴミ箱管理では、ゴミ箱の中身が一定量になったら自動削除や管理者に通知することができます。

これらの機能を組み合わせ最適なシステムを構築し、機能の追加なども随時行うことができます。また、クラウドのため10名程度の少数の企業から数千名規模の大企業まで導入可能で、費用としても１台100円からとお手頃な価格となっています。
IT資産管理を始めるに当たって最低限の機能が備わっており、初めて導入する企業に適しています。当然導入に当たっては、ヒヤリングが行われ、どの機能が必要なのかという機能設計等の導入支援を行われるため、何が必要か分からないという企業も導入しやすいという点も特徴です。

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こうしたお悩みを抱える中小企業の方は多くいらっしゃいます。

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弊社の「漏洩チェッカー」は、PC端末の台数や必要な機能に応じて契約内容を調整できるため、コストを抑えながら最適なセキュリティ対策を実現します。

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