PCログで勤怠管理！おすすめツールを紹介

働き方改革関連法の施行やテレワークの普及に伴い、従業員の勤怠管理の重要性はますます高まっています。特に、テレワークでは従来のタイムカードや自己申告制の勤怠管理では、労働時間の正確な把握が難しく、不正やミスが発生するリスクも増加しています。

こうした背景から、客観的なデータを基に労働時間を正確に記録できるPCログを活用した勤怠管理が注目を集めています。

本記事では、PCログを活用するメリットや、勤怠管理をより効率的に行うためのおすすめツールをご紹介します。

PCログとは

PCログとは、社員が業務に使用するPCで行った操作履歴を記録として残すデータのことです。このログには、業務中にどのような操作が行われたか、具体的には以下の情報が含まれます。

• PCの電源を入れた時間とシャットダウンした時間
• 業務中にアクセスしたウェブサイトの履歴
• 業務メールのやり取りの履歴
• 使用したファイルやアプリケーションの履歴

社員がPCの電源を入れ、業務終了時にシャットダウンする一連の操作がそのまま労働時間の記録となり、タイムカードのような自己申告制と異なり、客観的で正確な勤務時間の把握が可能です。

テレワークにおけるPCログの重要性

テレワークでは、社員の勤務時間が自己申告に頼るケースが多く、労働時間の把握が難しくなりがちです。

自己申告による過少申告や過剰な残業申告のリスクがありますが、PCログを活用することで、社員が実際に業務を行った時間を正確に記録できます。これにより、勤務時間の不正を防ぎ、労働時間を適切に管理することが可能です。

さらに、PCログを利用すれば、長時間労働や過重労働の予防も可能です。例えば、労働時間が一定の基準を超えると警告を出すシステムを導入することで、過剰な残業を防ぎ、社員の健康管理にも効果があります。

PCログによる正確な勤怠管理の役割

PCログを活用した勤怠管理は、労働時間を正確に記録し、法的リスクを回避するために重要です。

労働基準監督署による調査では、従業員の実際の勤務時間が法律で定められた上限を超えていないか、特に長時間労働がないかどうかが厳しく確認されます。

もし勤務時間に関する不備があれば、タイムカードや賃金台帳に加えてPCログの提出を求められる可能性があります。PCログは、労働時間を正確に証明する客観的な証拠として役立ち、法的にも重要なツールとなります。

自己申告制とPCログの乖離が生じる理由

自己申告制の勤怠管理では、従業員自身が出勤や退勤時間を記録しますが、主観的な要素が含まれるため、実際の労働時間との乖離が生じやすくなります。

例えば、タイムカードを打刻した後に業務を続けるケースや、退勤時間を過少申告することがあり、実際の勤務時間とズレが生じることがあります。

一方、PCログは操作履歴を自動的に記録するため、労働時間を客観的かつ正確に把握できます。これにより、勤務時間の不正や記録の不備を防ぐことができます。

労働時間の把握に関する法的ガイドラインとPCログの役割

平成29年に発表された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン ｜厚生労働省」では、従業員の勤務時間を正確に把握するための方法が具体的に示されています。

使用者は、従業員の勤務状況を直接確認するか、PCログなどの客観的な記録装置を利用して勤務時間を管理することが推奨されています。自己申告制を導入する場合でも、PCログや入退場記録と照らし合わせて実態調査を行い、労働時間の適正な管理を行うことが求められます。

PCログを活用することで、労働時間の正確な記録が可能になり、法的リスクを軽減できるため、企業にとっても従業員にとってもメリットがあります。

PCログで勤怠管理を行うメリットとは？

PCログを活用した勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握し、不正行為を防ぐための有効な手段です。ここでは、その具体的なメリットについて詳しく説明します。

労働時間の実態を正確に把握できる

PCログを利用することで、従業員が実際に何時間働いているのかを客観的に記録できます。タイムカードや他の勤怠管理ツールと併用することで、記録された時間を比較し、不正な勤務時間の申告や記録漏れを早期に発見できます。

特にテレワークの場合、管理者が現場で直接確認することが難しくなりがちですが、PCログを活用すれば、勤務開始から終了までの時間を正確に把握でき、労働時間の曖昧さを解消できます。

例えば、社員がタイムカードを打刻してからも仕事を続けていたり、逆に早めに仕事を切り上げていたりする場合、PCログでその実態を確認することができるため、勤務時間の透明性が向上します。

サービス残業（隠れ残業）の防止

サービス残業やステルス残業（報告されない残業）は、従業員に過度な負担をかけ、モチベーションの低下や労働環境の悪化を招く原因になります。特に、定時後に強制的にタイムカードを打刻させる企業や、消灯などの施策を導入している企業でも、従業員が仕事を持ち帰って自宅で続けるケースが増えています。こうした隠れた残業を放置すると、重大な情報漏洩や従業員の健康問題にも繋がる可能性があります。

PCログを活用すれば、労働時間の実態を把握し、これらの未報告の残業を防止することが可能です。例えば、自宅でPCを利用した場合でもログが残るため、労働時間を厳密に管理できます。これにより、サービス残業を減らし、従業員の労働環境を改善することができます。

カラ残業への対策

カラ残業とは、必要のない残業を行い、実際の業務時間を水増しして不正に残業代を請求する行為を指します。特にテレワークの環境では、管理者が従業員の実際の業務状況を把握しにくくなるため、

こうした行為が発生しやすくなります。しかし、PCログを活用することで、インターネットのアクセス履歴や使用したファイル、アプリケーションの記録を確認し、実際に業務が行われていたかを推測することが可能です。

これにより、ダラダラと無駄な時間をかけて残業を増やす「ダラダラ残業」を防ぎ、労働時間の適正化が図れます。結果として、不正な残業代請求を防止し、企業の健全な運営に寄与します。

PCログを活用した勤怠管理は、労働時間の正確な把握だけでなく、従業員の健康管理や企業のコンプライアンス向上にも大きく貢献します。テレワークの増加に伴い、今後さらにその重要性が高まっていくでしょう。

理想は、タイムカードとPCログの併用による勤怠管理

PCログは、厚生労働省が推奨する客観的な労働時間の把握方法の一つです。タイムカードや自己申告制の勤怠管理と併用することで、より正確な勤怠管理を実現できます。

自己申告制の勤怠管理では、タイムカードの打刻忘れや日報の記入漏れなどが発生しやすい一方で、PCログは操作履歴を自動で記録するため、記録漏れの心配がありません。これにより、勤怠管理がより正確かつ効率的になります。

さらに、PCログの活用により、従業員は自分の労働時間が正しく記録されているという安心感を持つことができ、サービス残業や過重労働を防ぐ抑止効果も期待できます。企業にとっても、コンプライアンスの意識を高め、労働基準法に基づいた適正な管理が可能になるため、従業員との信頼関係を強固にする効果があります。

PCログで勤怠管理なら「漏洩チェッカー」がおすすめ

高機能なPCログ勤怠管理ツールの導入が難しい場合には、「漏洩チェッカー」がコストを抑えながらも効果的な選択肢です。「漏洩チェッカー」では、必要なPC台数と機能を柔軟に選択して導入できるため、費用を最小限に抑えられます。

「漏洩チェッカー」の「ログオン＆ログオフ監視機能」は、PCログを活用して正確な稼働時間を記録します。自己申告制の勤怠管理と併用することで、テレワーク中の無駄な残業や不正な労働を防ぎ、より信頼性の高い勤怠管理が可能です。

テレワーク中の従業員の監視や勤怠管理について悩んでいる企業には、「漏洩チェッカー」をぜひご検討ください。

PCログ管理ツールの選び方

PCログ管理ツールを選定する際には、会社のニーズや管理する目的に合ったものを選ぶことが重要です。目的に適したツールを導入することで、業務の効率化やセキュリティ強化に役立ちます。ここでは、PCログ管理ツールを選ぶ際に注目すべきポイントについて解説します。

ログ管理機能の豊富さと操作性

まずは、ツールが提供するログ管理機能の充実度を確認しましょう。PCの操作履歴やインターネットアクセス履歴など、どの程度の詳細なデータを取得できるかが重要です。

また、管理画面が直感的で使いやすいかどうかも選定時に重視するべき要素です。管理者がストレスなく操作できるインターフェースを持つツールは、日常的な運用をスムーズに進める助けとなります。

導入実績とサポート体制の確認

ツールを選ぶ際には、導入実績や他社での評価も参考にすることが大切です。導入実績が多いからといって自社に最適とは限らないため、同じ業界や規模の企業がどのような評価をしているかを確認しましょう。

また、ツール導入後に提供されるサポートの品質も重要なポイントです。システムのトラブル時や、追加機能が必要になった際に迅速かつ丁寧なサポートを受けられるツールを選ぶことで、長期的な安心感が得られます。

自社に最適な機能を見極める

すべての機能が必要とは限らないため、自社に最適な機能を持つツールを見極めることが重要です。例えば、従業員の労働時間管理を優先する場合は、PC操作ログやインターネットアクセス履歴の詳細な記録が必要です。

一方で、内部不正防止を重視する企業では、機密データの使用状況を監視できる機能が求められます。必要な機能を選定することで、無駄なコストをかけず、効果的な管理を実現できます。

PCログで勤怠管理を行う際の注意点

PCログを使った勤怠管理は、労働時間の正確な把握に役立ちますが、運用する際にはいくつかの注意点があります。正確な記録を維持するためには、以下のポイントを徹底することが重要です。

終業時にPCの電源を必ず切るルールの徹底

PCログを勤怠管理に利用する場合、終業時に必ずPCの電源をオフにすることが必要です。PCの電源を切る行為が、勤務終了を明確にするために欠かせません。

スリープモードや休止モードではPCが完全に停止していないため、勤務が続いていると誤って認識されることがあり、労働時間が不必要に長く記録されるリスクがあります。

社員に対して、終業時にPCの電源を切ることを明確なルールとして定め、徹底させることが大切です。特にテレワークの環境下では、家での作業終了時にも同じルールを守るよう促すことが重要です。

電源の切り忘れによる労働時間の誤認リスク

PCの電源を切り忘れると、実際の労働時間が正しく記録されない可能性があります。社員がPCを使ったまま業務を終えると、システムは勤務が継続していると判断し、勤務時間が不適切に長く記録されることがあります。結果的に労働時間が不正確になり、勤怠管理が正しく行えない事態につながる可能性があります。

そのため、社員がPCを確実にオフにすることを徹底させる教育が必要です。定期的な周知や、業務終了時にリマインダーを活用するなどして、電源の切り忘れを防止する取り組みが効果的です。

定期的なログの確認と管理

PCログを勤怠管理に用いる際、管理者が定期的にログをチェックし、正確に記録されているか確認することが求められます。

電源の切り忘れやログに異常が発生している場合、早期に発見し、修正することが勤怠管理の精度を高めるために重要です。また、異常が続いている場合は原因を調査し、適切な対応を行う必要があります。

管理者が定期的に状況を確認することで、社員の労働時間が正確に記録され、誤ったデータによる問題を防ぐことが可能です。

関連情報：PCログが労働時間を証明した裁判例

PCログは、従業員の実際の労働時間を客観的に証明する重要なツールです。以下では、PCログが証拠として採用された「大作商事事件」における具体的な事例とその判決内容について解説します。

大作商事事件の概要

この事件では、労働時間を巡る未払いの時間外労働請求が争点となり、PCログが実際の勤務時間を証明する根拠として活用されました。東京地裁令和元年6月28日の判決では、PCログを基に労働時間が認定され、従業員の請求が認められました。

• 原告の従業員は、出勤簿に記載された時刻を超えて時間外労働を行っていた。
• 平成26年7月から平成28年までに発生した未払い残業代を求めて訴訟を起こした。

会社側の主張と裁判の詳細

会社側は、以下のような主張を行い反訴しました。

1. 原告は在職中、遅刻しながら不正に給与を取得していた。
2. 出勤簿やPCログのデータはすべて不正に作られたものであり、労働時間の根拠にはならない。

会社は、出勤簿やタイムカードを基に管理していたが、実際にはPCログと出勤簿に差異があったため、労働時間の実態が問題となりました。この会社では、従業員が出勤時刻をタイムカードに記録し、出勤簿も作成していましたが、PCログとの乖離が確認されました。

判決の内容

裁判所は、労働時間を「使用者の指揮命令下に置かれている時間」と定義し、客観的に判断されるべきだとしました。以下のポイントが重要視されました。

• 残業時間が出勤簿記載の時間よりも長かったため、PCログは自然な記録と認定された。
• ログの抽出方法にも不自然な点はなく、実際の労働時間を推定するための合理的な根拠となった。
• 始業時刻が所定より前に記録されていても、具体的な労務提供が認定されない限り、定時からの勤務とみなされた。
• 終業時刻については、PCログが労働時間を証明するための根拠とされた。

裁判所の解釈と意義

裁判所は、出勤簿ではなくPCログを基に労働時間を認定しました。会社側の主張である「勤務中に業務外の活動があった」「遅刻していた」という指摘は証拠が不十分であり、受け入れられませんでした。また、出勤簿に記載した時間を基に残業代を放棄する意思があるとする主張も、労働者が通常そのような意図で行動するとは考えられないため、却下されました。

他の裁判例とPCログの活用

このように、PCログは裁判において労働時間を証明する重要な役割を果たしました。東京地裁令和元年10月23日の別の事例でも、スマートフォンのGPS機能を利用したタイムライン記録が労働時間の証拠として採用されています。今後、労働時間を巡る裁判では、PCログやGPS記録などの客観的な証拠がますます重要な役割を果たすことが予想されます。

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