IT資産の管理台帳を効率的に作成するには？エクセルとツールを比較
IT資産管理台帳とはIT資産の一元管理によって、自社の状況に合わせたIT資産マネジメントやセキュリティ対策を行うこと。
しかし、正しく管理しないと、記入漏れや運用コストの増大を招く恐れがあります。
この記事では、IT資産管理台帳の概要や、効率的に管理する方法（エクセル、ツール）を解説します。
目次
社内IT資産の台帳管理が必要な理由
IT化の進展により、ますます重要性が高まるIT資産管理。ここでは、社内IT資産の台帳管理が必要な理由を見ていきます。
IT資産の所在や状態の管理
IT資産の所在や状態が把握できないと、サーバーやネットワーク機器などIT資産の入れ替えやリース資産の更新・再契約管理が行えません。
帳簿上の固定資産と実体のIT資産に相違が生じ、不要な税金を支払うリスクも生じるでしょう。
台帳管理によってIT資産を可視化することで、社内に分散しているハードウェア情報や契約ステータス、利用状況を一元管理することが可能です。利用者属性が変わった際の変更履歴も管理できます。
不要なIT資産の購入の防止
台帳管理によって、自社のIT資産を一括管理することができます。
IT資産の所在が全社的に明らかになるため、端末が余っているのを知らずに購入してしまった」というような不必要なIT資産の購入を防ぐことができます。
「どこで使っているのか解らない」といった所在不明の状態を防ぐことも可能です。
セキュリティ対策
IT資産の台帳管理は、セキュリティ対策にもつながります。
PCなどのハードウェアの所在を管理することで、紛失や無断の持ち出しを抑制することが可能です。
また、OSのバージョン等を管理することで、サイバー攻撃リスクなどを防ぐことができます。
コンプライアンス遵守
端末数やユーザー情報を一元管理していないと、意図せずライセンス違反を起こす恐れがあります
例えば、「契約数より多くのPCにアプリケーションをインストールする」「クライアント アクセス ライセンス数を超えたクライアントPCがサーバーに接続している」など、さまざまなライセンス違反が考えられます。
IT資産管理台帳の作成によって、ユーザー数に応じたライセンスの一元管理を行うなど、コンプライアンス体制を整えることも可能です。
IT資産管理台帳のテンプレート（見本）
ここでは、Excelで作るIT資産管理台帳の見本を紹介します。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TqkW5fEfrHmd4aSIrvPx4ll-Tt9ykkNYr3_VBp_pr50/edit#gid=0
1. 基本情報
資産情報を種別する「資産管理番号」「資産種別」「名称」などの基本情報です。
この基本情報は、IT資産にラベル付けをするなど、現物と照合できるようにしましょう。
「資産管理番号」をキーとして、台帳管理を行うため、これらの項目は台帳の左側に配置することがおすすめです。
2.利用部門情報
IT資産の所在や利用状況を把握する「利用事業所名」「利用部門名」「利用責任者」「利用者」「設置場所」「利用ドメイン」などの利用部門情報です。
導入時や利用属性の変更都度、登録更新が必要です。年一回など、IT資産の棚卸しによって定期的に更新すると良いでしょう。
また、「利用ドメイン」は、サーバーへ接続するために必要な「クライアント アクセス ライセンス数」を把握するために重要な項目です。ライセンス違反が生じないように、必ず管理してください。
3.IT資産のステータス（資産状態）
資産状態を把握する「取得年月日」「資産状態」などのステータス情報です。
固定資産管理も同時に行う場合は、「取得価額」「耐用年数」「償却期間」「資産科目」など、固定資産管理情報も設けると良いでしょう。
4.保守契約情報
保守契約を管理する「保守契約の有無」「保守契約期間」「保守契約NO」「保守会社」などの保守契約情報です。
保守契約情報を一元管理することで、トラブルが起きたときなど円滑に保守を受けることが可能です。
5.ライセンス情報
ライセンス管理をする「ライセンスNO」「ライセンス購入日」「ライセンス数確認有無」などのライセンス情報です。
OSやアプリケーションなどのソフトウェア資産の場合、ライセンス違反などが生じないように、台帳で一元管理を行うことが重要になります。
ライセンス数を超えてアプリケーションをインストールすることがないように、ライセンス数の確認を徹底しましょう。
6.登録情報
IT資産管理台帳登録時の「登録・変更年月日」「登録者」などの登録情報です。
いつ、誰が登録・変更したかを明らかにすることで、情報管理を適切に行うことができます。
Excelで台帳管理するメリット
社内IT資産の台帳管理を手軽に実現するには、Excelで作成することが近道です。ここでは、Excleで台帳管理するメリットを説明します。
新たなコストをかけずに運用できる
Excelで台帳管理する最大のメリットは、新たなコストをかけずに運用できることです
。企業の大半は、業務の標準ソフトとしてExcelを導入しているため、ツールを導入するよりも、大幅にコストを抑えることができます。
操作に慣れている
Excelは、広く浸透している業務ソフトであるため、IT資産管理を担う従業員は、操作に慣れていることが大半でしょう。
馴染みあるExcelで運用することで、専門知識も必要なく、取り組みやすいメリットもあります。
カスタマイズの自由度が高い
ExcelでIT資産台帳を作成すれば、自社が管理したい項目を自由に設計することができます。
簡単な操作で項目の追加もできるため、都度、自社のニーズに合わせた台帳にアレンジできるメリットもあります。
Excelの関数やマクロを使えば、入力の手間を省くなど、効率的な環境を整えることも可能です。
Excelで台帳管理するデメリット
Excelの台帳管理は、手軽に自由度高く作成できる反面、人海戦術ゆえのデメリットも存在します。ここでは、Excelで台帳管理するデメリットを紹介します。
ヒューマンエラーのリスクがある
Excelの台帳管理は、人が入力して管理する仕組みとなるため、ヒューマンエラーのリスクがあります。
入力ミスや、大文字・小文字の違いなどの表記ゆれで、IT資産を適切に管理できないことが考えられます。
厳格なルール作りやドロップダウンリストの設定を行う等で、ヒューマンエラーを低減させることはできますが、ヒューマンエラーリスクは避けて通れません。
データの整合性を維持するのが難しい
Excel台帳管理のデメリットとして、データの整合性維持が難しいことが挙げられます。
Excelで台帳管理する場合、各ユーザー部門から、IT資産の導入・変更などの移動情報をもらい受け、台帳管理担当者がExcelに手入力します。
こうした状況下、「ユーザー部門からの報告・申請が無い」「台帳管理担当者も察知できなかった」などにより、登録・変更情報を台帳に反映できないことが多くあります。
社員数が多い場合、Excelでの台帳管理は不向きでしょう。
複数人での運用が困難
複数人でExcel運用する場合、「ある項目は見せない」などのように、管理項目別に閲覧権限を制御することは困難です。
閲覧権限別に、ファイルを分割する方法も考えられますが、運用が煩雑になるため、現実的には難しいでしょう。
また、同時利用するには、「ブックの共有」の機能で実現できますが、他ユーザーの変更内容がリアルタイムで更新されない場合があるなど、不具合が生じることもあります。
IT資産管理ツールで台帳管理するメリット
IT資産管理ツールは、業務効率や整合性の面で、多くのメリットがあります。ここでは、IT資産管理ツールで台帳管理するメリットを紹介します。
情報を自動取得し、一元管理できる
IT資産管理ツールの最大のメリットは、情報を自動取得し、一元管理できることです。
情報が自動で反映されるため、ユーザーや台帳管理担当者が人海戦術で更新管理をしなくても、IT資産の台帳管理が可能になります。
入力ミスもなくなるため、適切なIT資産管理体制を構築することができます。
業務効率化になる
IT資産に関する情報システム部門の役割は、台帳管理以外に、調達やPCのキッティング、アプリ設定やトラブル対応など、多岐にわたります。
こうした状況下、台帳管理もExcelで手作業となると、情報システム部門の業務負荷はますます大きくなります。
ツールを用いれば、こうした管理を自動化できるため、IT資産管理の業務効率を上げることが可能になります。
データの整合性に客観性を担保できる
台帳管理にツールを活用することで、データの整合性に客観性を担保することができます。
Excel管理の場合は、入力ミスや更新漏れによって、正しい情報を台帳管理できないリスクがありますが、ツールを活用すれば、このようなことはありません、
IT資産管理ツールで台帳管理するデメリット
IT資産管理ツールは、資産情報を自動取得できるなど、メリットが大きいですが、全ての企業に適しているとは言えないでしょう。ここでは、IT資産管理ツールで台帳管理するデメリットを説明します。
初期コストと維持費がかかる
IT資産管理ツールを導入すれば、当然それに関する初期コストと維持費がかかります。
費用対効果を考慮し、自社のIT資産管理の目的に応じたツールを選定することが重要です。
管理対象が少数の場合は、ツールを利用せず、Excel管理が望ましいケースもありますので、自社の環境や目的に応じて、検討することが重要です。
新しいツールに慣れるまで時間がかかる
IT資産管理ツールはExcelと違い、IT資産管理担当者が新しいツールに慣れるまで時間がかかることがあります。
ツールによっては、専門知識が必要な場合もあるため、体制を整える時間を要するケースもあるでしょう。
まとめ
本記事では、IT資産管理台帳の概要や、効率的に管理する方法（エクセル、ツール）を解説しました。
IT資産管理ツールは、情報の自動取得など、業務効率化に大きく寄与しますが、自社の任数規模によっては費用対効果が見合わないこともあります。本記事を参考に、環境や目的に合わせて、自社にマッチしたIT資産管理台帳の体制を整えてください。
また、IT資産管理台帳を整備することで、担当者における管理や引継ぎも効率的に行えますので、こうした担当者の業務効率面も考慮しましょう。
