弓田会計事務所様 - 税理士事務所のリモートワーク環境を漏洩チェッカーが支援

弓田会計事務所

代表弓田勝機様

業種	税理士業界
従業員数	5人
設立	2019年

概要

リモートワークが主流となる中、弓田会計事務所様もその取り組みを進めていたが、リモートワークに関連するセキュリティや業界の課題が浮き彫りになってきた。特に、従業員のPC管理やセキュリティに関する課題を感じていた。税理士業界ではリモートワークに対する制限がグレーだったが、コロナの影響でリモートワークを認めざるを得ない状況になった。

この状況を受けて、様々なツールを検討したが、多くは大企業向けで高額なものが多かった。しかし、漏洩チェッカーは機能を選べ、必要なものだけを調達できる点で他とは異なっていた。さらに、価格設定も手頃であった。

導入後、特にスクリーン監視機能は業務効率の向上に役立っている。具体的には、従業員の業務進捗の確認や、何に時間を使っているかを把握することが容易になった。しかし、全ての動きを監視するわけではなく、あくまで業務効率化を目的としている。従業員にはこのシステムの存在と目的を説明し、理解を得て運用している。

インタビュー登場人物

話し手：弓田会計事務所代表　公認会計士・税理士
弓田勝機様

聞き手：漏洩チェッカー事業部営業
長谷川悠生

1.導入の経緯

【弓田様】弊社は、リモートでの仕事をメインにしております。まず、リモートの中で従業員の仕事を、セキュリティを含めて管理するという点に課題を感じていました。

あと、税理士業界的にいうと、リモートって認めていいのか、認めたら駄目なのかって、結構グレーな部分があったんです。税理士法的に。(参考：会計事務所向けテレワークのモデル就業規則 - 国税庁確認済 - freee)

その中で、コロナウィルスの感染拡大があったので、リモートを認めないっていうのは、まずいだろうっていう話で。従業員のパソコンのログイン、ログオフだったりとか、諸々管理できる状況なのであれば、リモートで作業してもいいよみたいな指針が出てるんですけども、そういった背景もあって、リモートの環境で従業員のパソコンとかを管理する必要性があったというところが、まずはじめですね。

2.漏洩チェッカー選定の理由

【弓田様】他のパソコンを管理したり、ログインやログオフを管理したり、ファイルのセキュリティを確保するようなソフトを探してはみたのですが、多くが大企業向けでした。50名以上や、100名以上からのパッケージ製品で、月に何十万というものも。安くても月5万くらいだったと思います。

ただ、我々が求めている機能って本当にそんなレベル感のものではなかったというか。いろいろ調べていく中で、漏洩チェッカーさんのサービスの方が当てはまるんじゃないかなっていうので、導入させて頂いたという経緯があります。

【長谷川】色んなサービスを検討されていたとのことですが、具体的に弊社を選んでいただいた理由をお伺いしてもよろしいでしょうか？

【弓田様】まず、漏洩チェッカーさんでいうと、機能を細切れで買えるというか、必要な機能だけを調達できるところですね。他の会社さんのサービスとかだと全然使わないなみたいなサービスのパッケージになっていて、それがベースの月額料金になっていたので、ちょっと身に余るというか、導入したところで使いこなせないし、使う部分って本当に1割ぐらいだしみたいな。

金額感も合わないしっていうところもあったんですけど、そんな中で探してたところ、金額感もそうですし、必要な機能だけで課金されるっていうところと、1台ごとで課金されたりとか、全てが私が求めていたところとなっていましたというところですかね。

【長谷川】ありがとうございます。

【弓田様】当時調べたんですけど、他にそういうサービスっていうのがなかったのかなとは思います。

【長谷川】そうですね。おっしゃる通りで、まさに本当に漏洩チェッカーの一番のポイントといいますか、この取捨選択できるっていうところと、必要な機能を必要な分だけ購入できるというところは、お客様から支持を頂いている点だと考えております。

最低利用台数の壁

【長谷川】ちなみに、サービス自体は、どのくらい調べていたのですか？

【弓田様】結構調べてまして、ずっと本当に導入しないとな、導入しないといけない。けど、導入できないしな。みたいなのをずっと繰り返していて。あとは、やっぱり月額5万とかって、すごい安いのでそれぐらいのレベル感だったんですよね。ただ、これ導入しても従業員3人、4人しかいないのに、1人頭1万円かみたいな話に。

特にパートさんとかもいるので、それでそんなに払うっていうのは、結構大変だなっていうところがあって。ずっと探し続けていたっていうところはありますね。

ちょっと、5万円は...別に従業員がいたら払ってもいいんですけど、「50台から」とか言われても、「基本5台しか使わないんですけど」みたいな。

【長谷川】そうですよね、9割ぐらいが未使用のまま、なぜかお金を払うっていうような状況になってしまいますよね。

【弓田様】そうですね、交渉しても、どうにもそこのミニマムのラインっていうのは、変えていただけなかったっていうのはありますね。

【長谷川】そうなんですね。

3.導入後の運用

【長谷川】現状は、どのような運用をされていますか？

【弓田様】ログイン・ログオフの管理(ログイン&ログオフ監視)、ファイルの移動とかの管理(フォルダ監視)と、実際のパソコンの画面のスクリーンショット(スクリーン監視)、その3つを重点的に使っています。

【長谷川】実際には、どのように管理されているのでしょうか？

【弓田様】コンスタントにログインして、誰かが仕事をしてる、していないとか、ログイン・ログオフをコンスタントに管理するっていう意味合いは全くなくて。何かあったときに、ちょっと見てみるっていうような感じかなとは思います。

とくに、縛り付けたいわけではないので、従業員を。なので、ログインする頻度もそんなに高くないのかなと。今、直近とかでも、1ヶ月ぐらいログインしてなかったりするとは思うんですけど、本当、必要に応じてログインするっていうような感じですかね。

【長谷川】なるほど。

何かを指摘するというよりは、上手くいっていないことがありそうな時に

【弓田様】例えば、何かを指摘するというよりは、上手くいっていないことがありそうだなと思う時に、従業員のPC画面のスクショを見てみて、どういうふうに仕事を進めてるのかを見たりというのはありますね。

【長谷川】なるほど、ありがとうございます。どうしても機能名にも「監視」というのが付いているので、従業員様を監視するという印象が強いのかもしれません。

しかし、御社の場合、この機能をポジティブな方法で活用し、従業員の業務効率化などに繋げているのでしょうか？

【弓田様】そうですね。スクリーン画面のスクショで、例えば、少し席を外したりという状況が読み取れることはあるんですけど、そういうのを細かく何か言いたいとかっていう意図は全くなくて。

むしろ、どういうふうに改善してあげられるかなっていうのを考えて、時々見るっていう感じですかね。作業に詰まっているようだったら、状況を見たりというのがある感じですね。

導入時に、従業員全員に説明

【長谷川】なるほど、承知いたしました。ちなみに従業員の方は、パソコンのスクショを取られてるということは認識されているのでしょうか？

【弓田様】そうですね、導入の時にお話は全員にしていて。特に、我々の業界的に説明しやすかったっていうのはあるかなと思います。ログイン・ログオフとかを管理しないと、そもそもリモート認めないよみたいな前提があったので。それは導入しやすい、従業員に納得してもらいやすい理由の一つだったのかなと思いますね。

【長谷川】業務上のアドバイスとかも、やっぱりスクショがあったほうがやりやすいみたいなところはありますか？

【弓田様】スクショをもとに何か言ったりすることはないんですけど、こちら側で把握してるっていう感じですかね。

【長谷川】なるほど。管理者としては、やはりあったほうが把握しやすいんですかね？

【弓田様】そうですね。状況を把握して、それをもとに、何かを言うとかではないんですけど、状況を把握しやすい、どこで詰まってるか分かりやすいっていう意味では、使いやすいですね。

4.導入後の効果

スクリーン監視の効果

【弓田様】現在はスクリーンショットを月1回くらいしか見ていませんが、業務効率が上がってきている実感はあります。導入した当初は、スクショをそれなりに見て、効率が落ちていたり時間がかかっている場面が理解しやすく、的確にアドバイスができました。効率が落ちている原因がわかりやすいっていうのは、一番良かったのかなと思いますね。

【長谷川】なるほど。もし、漏洩チェッカーが入ってなかった場合ですと、何となく「体調が悪くて業務が進まなかったのかな」とか、「何か考え事が長かったのかな」というように理解してしまって、誤った解決方法を提示してしまう可能性もあったということですかね？効果的に改善できるようになったと？

【弓田様】そうですね。100%ではないかもしれないですけど、原因がわかるっていう部分では、すごい良かったのかなと思いますね。

【長谷川】なるほど、承知いたしました。ありがとうございます。

5.最後に：税理士事務所の働き方改革に

【長谷川】最後の質問として、他の税理士事務所さんとかに、漏洩チェッカーのようなサービスについてアドバイスをするとすれば、どんなことをお伝えされますか？

【弓田様】シンプルに、税理士事務所でリモートワークをやっている方に伝えたいですね。
税理士は平均年齢が60歳以上なのですが、私の知り合いの税理士事務所では、30代の方が多いです。

そういう事務所では、従業員がリモートで作業をしているという話はよく聞きます。そういう場合、どういう風に管理しているかという話になった時は、いつも漏洩チェッカーの話をしています。