残業問題を解決する方法とは？ 生産性向上と従業員満足度を両立させる秘訣

残業問題は日本企業の長年の課題ですが、近年の働き方改革の流れを受けて、その解決が急務となっています。長時間労働がもたらす悪影響は、従業員の健康から企業の生産性まで多岐にわたります。本記事では、残業問題の現状を把握し、効果的な対策を解説します。生産性を向上させつつ、従業員満足度を高める方法について探っていきましょう。

日本企業の残業問題

残業は、日本の職場文化に深く根付いている仕組みであり、その解決は容易ではありません。しかし、近年は働き方改革が推進され、勤怠管理を厳格に実施する必要があります。

日本の残業問題の実態と法的な側面を理解することは、問題解決の第一歩です。ここでは、残業の定義から実態まで、基本的な情報を押さえていきましょう。

残業の定義や基準

残業という言葉は日常的に使用されていますが、その正確な定義を理解することが重要です。通常、「残業」というと「勤務時間を超えて働いた時間」と捉えがちですが、労働基準法においては「1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えて働いた時間」を指し、厳密には違いがあります。

一般的な勤務時間である朝9時から夕方6時までの勤務では、1時間の休憩時間を除いて8時間の労働時間となります。この場合、6時を過ぎてからの労働が残業に該当します。ただし、変形労働時間制を採用している企業では、この基準が異なる場合があるので注意が必要です。

残業には「法定内残業」と「法定外残業」の2種類があります。法定内残業は、就業規則で定められた所定労働時間を超えた労働のことで、法定外残業は法定労働時間を超えた労働を指します。

この違いを理解することで、残業代の計算や管理がより適切に行えるようになります。

残業の定義や36協定についても知っておこう

「36協定」は、残業を合法的に行うための重要な取り決めです。正式名称は「時間外労働・休日労働に関する協定」です。

企業が従業員に残業を命じるためには、この36協定を労働組合と締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。この協定では、残業の上限時間や対象となる業務などを定めます。

例えば、「月45時間、年360時間」といった具合に残業の上限を決定します。近年では、働き方改革関連法の施行により、この上限がより厳格になりました。

企業の人事担当者や管理職は、自社の36協定の内容を十分に把握しておくことが重要です。

残業時間の実態

厚生労働省の調査によると、2023年度における一般労働者の1カ月当たりの所定外労働時間は事業所規模5人以上で13.8時間となっています。

ただし、これは平均値であり、業種や職種、企業規模によってかなりの差異があります。運輸業・郵便業や情報通信業などは平均よりも所定外労働時間が長く、常態化している状況です。

また、近年のテレワークの普及により、残業の実態が把握しにくくなっているという指摘もあります。例えば、パソコンの電源を切った後もスマートフォンでメールをチェックするなど、「見えない残業」の問題も浮上しています。このような状況も含めて、実態を正確に把握することが課題となっています。

参考：毎月勤労統計調査 令和５年分結果確報 | 厚生労働省

残業が発生する原因

残業問題を解決するには、まずその原因を理解することが重要です。ここでは、日本企業に共通する残業の主な要因を探り、どのような対策が必要かを考えていきましょう。

従業員の勤怠管理ができていない

残業の原因の一つに、適切な勤怠管理ができていないことが挙げられます。

例えば、タイムカードシステムは導入されているものの、実際の労働時間と乖離しているケースがあります。退勤時にタイムカードを押した後も仕事を続けるといった行為は、正確な労働時間の把握を困難にします。

また、管理職が部下の業務量や進捗状況を適切に把握できていないケースも多く見られます。業務の難易度や所要時間の見積もりが適切でないために、想定以上に時間がかかってしまうこともあるでしょう。

適切な勤怠管理のためには、正確な労働時間の記録はもちろん、業務の割り振りや進捗管理のスキルも重要です。管理職は、これらの点にも注意を払う必要があります。

長時間労働を許容する風潮

日本の職場では、「残業=熱心に仕事に取り組んでいる」という価値観が根強く残っています。これは大きな問題の一つといえるでしょう。

企業によっては毎日遅くまで残って仕事をしている従業員を「仕事熱心である」と評価する傾向がありますが、本来、仕事熱心な人材は効率良く仕事をこなし、定時に帰ることができるはずです。

また、周囲の従業員が残業している中で、自分だけ先に帰ることに後ろめたさを感じて残業してしまう「同調圧力」の問題も存在します。

このような風潮を変えるには、トップダウンの取り組みが効果的です。経営層が「残業は好ましくない」というメッセージを発信し、実際に行動で示すことが重要です。

人材・スキル不足

残業の原因として看過できないのが、人材やスキルの不足です。「人手が足りない」「特定の業務ができる人材が限られている」といった課題は、多くの企業で聞かれます。

例えば、IT業界では慢性的なエンジニア不足が問題となっています。新しい技術が次々と登場する中、それに対応できる人材の育成が追い付いていないのが現状です。結果として、一部の優秀なエンジニアに仕事が集中し、長時間労働につながってしまいます。

また、中小企業では「マルチタスクをこなせる人材」が求められることが多いですが、そういった人材の確保・育成は容易ではありません。「何でも屋」的な存在の従業員に仕事が集中し、残業が常態化するケースも見られます。

残業問題が引き起こすさまざまな問題

残業は単なる労働時間の問題ではありません。企業にとっても従業員にとっても、さまざまな悪影響をもたらす可能性があります。ここでは、残業問題がもたらす具体的な弊害について見ていきましょう。

優秀な人材が社内に長く在籍しない

残業が常態化すると、優秀な人材が流出してしまうリスクが高まります。これは企業にとって深刻な問題となり得ます。

他の企業が欲しがるほど優秀な従業員であれば、人脈やスキルを生かして転職する可能性も高まります。優秀な人ほど行動的で、より条件の良い企業に転職することを考えるでしょう。

また、近年では「ワークライフバランス」を重視する若手従業員が増加傾向にあります。彼らにとって、残業が当たり前の職場環境は魅力的とはいえません。「この会社では自分の時間が確保できない」と感じた人材が、より労働環境の良い企業へ転職してしまうケースも少なくないでしょう。

人材の流出は、単に「人員が減少する」という問題だけではありません。その人が持っていた知識やスキル、人脈なども同時に失ってしまうのです。

長期的な視点で見れば、企業の競争力低下にもつながりかねません。

人件費や保険料・経費が膨れ上がる

残業の増加は、企業の経費増大にも直結します。これは、見落とされがちな問題の一つです。

まず、残業代の支払いが増加します。法定外残業の場合、通常の賃金に割増賃金を上乗せして支払う必要があります。これだけでも大きな負担となります。

しかし、それだけではありません。残業の増加に伴い、光熱費や備品の消耗も増加します。オフィスの電気代、コピー機のトナー代、お茶代など、細かい経費を積み上げていくと、相当な金額になることがあります。

さらに、残業が常態化すると、従業員の健康管理にかかるコストも増加します。残業の多い従業員は体調を崩しやすく、病気休暇が増えたり、労災認定されたりする可能性も出てきます。そうなると、企業の社会保険料負担も増加してしまいます。

このように、残業は直接的・間接的に企業の経費を押し上げる要因となります。残業削減は、コスト削減の観点からも重要な取り組みといえるでしょう。

労災・過労死を生むリスクが高まる

残業問題の中で、最も深刻なのが「労災・過労死のリスク」です。残念ながら、日本では現在でも過労死や過労自殺が後を絶たない状況が続いています。

過労死や過労自殺は、本人や家族の不幸はもちろん、企業にとっても大きなダメージとなります。社会的信用の失墜、莫大な損害賠償、行政処分など、その影響は計り知れません。

また、長時間労働は必ずしも致命的な事態に至らなくても、従業員の心身の健康に悪影響を及ぼします。

慢性的な疲労やストレスによる生産性の低下、メンタルヘルス不調による休職の増加など、企業にとってもマイナスの影響は大きいのです。

残業削減は、従業員の命と健康を守るという観点からも、企業の持続可能性を確保するという観点からも、極めて重要な課題と言えるでしょう。

ペナルティを受ける可能性が生まれる

残業問題は、法令違反のリスクも伴います。これは、見落とされがちなポイントの一つです。

例えば、36協定で定めた上限時間を超える残業を命じたり、残業代を適切に支払わなかったりすると、労働基準法違反となります。違反が発覚すれば、是正勧告を受けたり、最悪の場合は刑事罰の対象となったりする可能性もあります。

また、近年では「ブラック企業」というレッテルを貼られることへの懸念も大きくなっています。SNSの普及により、従業員の声が簡単に外部に漏れる時代となり、企業の評判は一夜にして傷つく可能性があります。

残業問題への適切な対応は、法令順守はもちろん、企業の社会的評価を守る上でも極めて重要な課題と言えるでしょう。

関連記事：労働管理の義務化への対応。企業が取り組むべき施策やポイントを解説

残業問題を解決する対策

残業問題の解決には、さまざまなアプローチが考えられます。ここでは、効果的な対策をいくつか紹介し、その実施方法について詳しく見ていきましょう。

評価基準・制度の見直し

残業削減のためには、従業員の評価基準や制度の見直しが重要です。長時間労働を美徳とする風潮を改め、効率的な働き方を評価する仕組みづくりが必要です。

例えば、従来の「残業時間」や「オフィスにいる時間」ではなく、「成果」や「生産性」を重視した評価制度の導入が考えられます。具体的には、以下のような施策が効果的です。

• 目標管理制度（MBO）の導入：明確な目標設定と達成度による評価
• 360度評価の実施：上司だけでなく、同僚や部下からの評価も含める
• タイムマネジメント能力の評価項目への追加

これらの施策により、従業員は効率的に仕事を進めるモチベーションが高まり、結果として残業削減につながることが期待できます。

ノー残業デーや事前申請制度の導入

具体的な制度の導入も、残業削減に効果的です。ノー残業デーの設定や残業の事前申請制度は、多くの企業で採用されている施策です。

ノー残業デーは、週に1日か2日、全社的に残業を禁止する日を設定する制度です。従業員は計画的に仕事を進める習慣が身に付き、業務の効率化にもつながります。

残業の事前申請制度は、残業を行う際に上司の承認を必要とする仕組みです。不必要な残業を抑制し、残業の理由や内容を明確にすることができます。

従業員・役員への教育

残業問題の解決には、従業員や役員の意識改革も重要です。そのためには、適切な教育プログラムの実施が効果的です。

具体的には、以下のようなテーマでの研修や勉強会を実施することが考えられます。

• 労働法規の基礎知識
• タイムマネジメントスキル
• 健康管理とワークライフバランスの重要性
• 生産性向上のためのテクニック

特に管理職向けには、部下のマネジメントや業務の効率的な割り振りに関する教育も重要です。部下の残業を減らすことが自身の評価にもつながるという意識を持ってもらうことで、組織全体の残業削減につながります。

サーベイツールで残業状況を確認する

残業問題の解決には、現状の正確な把握が不可欠です。そのために、サーベイツールの活用が効果的です。

サーベイツールを使用することで、以下のような利点があります。

• リアルタイムでの労働時間の把握
• 部署や個人ごとの残業傾向の分析
• 長時間労働のリスクがある従業員の早期発見

例えば、「漏洩チェッカー」のようなツールでは、定期的にパソコン画面のスクリーンショットを保存する機能や、システムへのログオン・ログオフ時間を監視する機能があります。

「漏洩チェッカー」はIT資産を守るためのさまざまな機能を備えており、PC1台当たり1機能100円（税抜き）～という価格で導入できます。

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適切な労働管理で残業を削減する

残業問題は、日本企業が長年抱えてきた課題ですが、その解決は決して不可能ではありません。本記事で紹介したさまざまな対策を、自社の状況に合わせて適切に実施することで、残業削減と生産性向上の両立が可能になります。

重要なのは、残業削減を単なるコスト削減策としてではなく、従業員の健康と幸福を守り、企業の持続的な成長を実現するための重要な経営戦略として捉えることです。

経営層のリーダーシップの下、全社一丸となって取り組むことで、働きやすい職場環境の実現と企業の競争力向上を同時に達成できるでしょう。残業問題の解決は、企業にとっても従業員にとっても、大きな価値をもたらすのです。

残業問題の解決についての事例や、より詳しい施策について知りたいという方は、こちらの記事も参照してみてください。

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